หนังสือราชการไทย (Thai Government Letters)

Overview

หนังสือราชการต้องเป็นไปตาม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 (และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม) — โครงสร้าง, คำขึ้นต้น, คำลงท้าย, และตำแหน่งของส่วนประกอบทุกอย่างถูกกำหนดไว้ตายตัว. Thai official letters follow ระเบียบสารบรรณ 2526; every block, salutation, and closing phrase has a prescribed form and incorrect rank-of-address can cause the letter to be returned without action.

When to use

• ผู้ใช้ต้องเขียนหนังสือถึงหน่วยงานราชการ/รัฐวิสาหกิจ
• ผู้ใช้ต้องร่างคำร้อง, หนังสือมอบอำนาจ, ใบลา, หนังสือรับรอง, หรือหนังสือเชิญ
• ผู้ใช้ต้องเลือกคำขึ้นต้น (เรียน/กราบเรียน/กราบบังคมทูล) ให้ถูกต้องตามยศ/ตำแหน่งของผู้รับ

Conventions / Rules

โครงสร้างหนังสือภายนอก (External letter format — per ระเบียบสารบรรณ 2526)

[ตราครุฑ / หัวกระดาษหน่วยงาน — กลางหน้า]

ที่ {{หน่วยงาน}} {{เลขลำดับ}}                              {{ที่อยู่ผู้ส่ง}}

                                                          {{วันที่ เดือน พ.ศ.}}

เรื่อง   {{หัวเรื่องสั้น เป็นวลีคำนาม ไม่มีกริยา}}

เรียน   {{ตำแหน่งผู้รับ}}

อ้างถึง  {{หนังสือที่อ้างอิง — ถ้ามี}}

สิ่งที่ส่งมาด้วย   {{รายการเอกสารแนบ — ถ้ามี}}

         {{ย่อหน้าที่ 1 — ขึ้นต้นด้วย "ด้วย..." หรือ "ตามที่..."}}

         {{ย่อหน้าที่ 2 — รายละเอียด/เนื้อหา}}

         {{ย่อหน้าปิด — "จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ" / "จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา" / "จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไป"}}

                                            ขอแสดงความนับถือ

                                            {{ลายเซ็น}}

                                            ({{ชื่อ-นามสกุล พร้อมคำนำหน้า}})
                                            {{ตำแหน่ง}}
                                            {{หน่วยงาน}}

{{หน่วยที่รับผิดชอบ / เบอร์โทรศัพท์ — มุมล่างซ้าย}}

เลขที่หนังสือ (Letter reference number)

• รูปแบบ: ที่ {{รหัสกระทรวง}} {{รหัสกรม}}/{{เลขลำดับ}}
• ตัวอย่าง: ที่ ศธ ๐๔๐๐๒/๑๒๓๔ (ศธ = กระทรวงศึกษาธิการ; ๐๔๐๐๒ = รหัสกรม; ๑๒๓๔ = เลขลำดับของหน่วยงาน)
• หน่วยงานเอกชนใช้ ที่ {{ตัวอักษรย่อบริษัท}} {{ปี}}/{{เลขลำดับ}} เช่น "ที่ บ.ก. ๒๕๖๙/๐๐๑"

ลำดับชั้นของคำขึ้นต้น (Salutation hierarchy)

สำคัญ: การเลือกผิดระดับสามารถทำให้หนังสือถูกส่งกลับโดยไม่ดำเนินการ

ประเภทเอกสารราชการที่พบบ่อย (Common form types)

บันทึกข้อความ (Internal memo — หนังสือภายใน)

หนังสือภายในใช้ติดต่อภายในหน่วยงานเดียวกัน (ระหว่างกอง/สำนัก/ฝ่าย หรือจากเจ้าหน้าที่ถึงผู้บังคับบัญชา) — ห้ามใช้ส่งระหว่างหน่วยงานคนละสังกัด ซึ่งต้องใช้หนังสือภายนอก. รูปแบบกำหนดในระเบียบสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 12 ใช้แบบฟอร์ม บันทึกข้อความ ที่กระชับกว่าหนังสือภายนอก — ไม่มีหัวกระดาษเต็ม, ไม่มี "เรียน" เป็นบรรทัดแยก, และไม่มี "ขอแสดงความนับถือ" ปิดท้าย

                              บันทึกข้อความ

ส่วนราชการ   {{กอง/สำนัก/ฝ่าย}}  โทร. {{เบอร์ภายใน}}

ที่   {{รหัสหน่วยงาน}}/{{เลขลำดับ}}              วันที่   {{วันที่ เดือนเต็ม พ.ศ.}}

เรื่อง   {{หัวเรื่อง — วลีคำนามสั้น}}

{{เสนอ / เรียน}}   {{ตำแหน่งผู้รับ — ผู้บังคับบัญชาในหน่วยงานเดียวกัน}}

         {{ย่อหน้าที่ 1 — "ด้วย..." / "ตามที่..." อธิบายภูมิหลัง}}

         {{ย่อหน้าที่ 2 — รายละเอียด/เหตุผล}}

         จึงเรียนมาเพื่อโปรด{{ทราบ / พิจารณา / พิจารณาอนุมัติ}}

                                       {{ลายเซ็น}}

                                       ({{คำนำหน้า}} {{ชื่อ-นามสกุล}})
                                       {{ตำแหน่ง}}

ความต่างจากหนังสือภายนอก: (ก) ไม่มี "เรียน ..." เป็นบรรทัดแยก — ใช้ เสนอ หรือ เรียน นำหน้าตำแหน่งผู้รับในย่อหน้าเดียวกับเนื้อหา (ข) ไม่มีคำลงท้าย "ขอแสดงความนับถือ" — ลงชื่อต่อจากย่อหน้าปิดได้เลย (ค) ไม่ต้องมีที่อยู่ผู้ส่ง เพราะอยู่หน่วยงานเดียวกัน (ง) ปิดด้วย "จึงเรียนมาเพื่อโปรด..." เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก

ตัวอย่าง: บันทึกข้อความขออนุมัติเดินทางไปราชการ

                              บันทึกข้อความ

ส่วนราชการ   กองยุทธศาสตร์ กลุ่มงานวิเคราะห์นโยบาย  โทร. ๒๓๔๕

ที่   ยศ ๐๒๐๑/๔๕                          วันที่ ๒ พฤษภาคม ๒๕๖๙

เรื่อง   ขออนุมัติเดินทางไปราชการ จังหวัดเชียงใหม่

เรียน   ผู้อำนวยการกองยุทธศาสตร์

         ด้วยกลุ่มงานวิเคราะห์นโยบาย มีกำหนดเข้าร่วมประชุมเชิงปฏิบัติการ
เรื่อง "การจัดทำแผนพัฒนาภาคเหนือ" ณ จังหวัดเชียงใหม่ ระหว่างวันที่
๑๕ - ๑๗ พฤษภาคม ๒๕๖๙

         ในการนี้ ข้าพเจ้าใคร่ขออนุมัติเดินทางไปราชการตามวันดังกล่าว
พร้อมขอเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางตามระเบียบ

         จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ

                                       (นางสาวสมหญิง ใจดี)
                                       นักวิเคราะห์นโยบายและแผน

กฎโทน (Tone rules)

• สรรพนามบุรุษที่ 1: ใช้ ข้าพเจ้า (กลาง), กระผม (ชายทางการ), ดิฉัน (หญิงทางการ) — ห้าม ผม/หนู/เรา
• ห้ามใช้ "ครับ/ค่ะ" ในหนังสือราชการเด็ดขาด
• ห้ามอิโมจิ, ห้ามเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!)
• คำศัพท์: ใช้ ดำเนินการ (ไม่ใช่ "operate"), พิจารณา (ไม่ใช่ "consider"), อนุเคราะห์ (ขอความช่วยเหลือ), โปรด (สุภาพ)
• กริยา passive: "ขอความอนุเคราะห์" / "ใคร่ขอ" / "หวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับ..." — ไม่ใช้ active voice ตรงๆ
• ปิดย่อหน้าสุดท้าย: ต้องเป็น "จึงเรียนมาเพื่อโปรด..." เสมอ
• วันที่: รูปแบบเต็ม "{{วันที่}} {{เดือนเต็ม}} {{พ.ศ.}}" เช่น "วันที่ ๒ พฤษภาคม ๒๕๖๙"
• ตัวเลข: สามารถเป็นเลขไทย (๒๕๖๙) หรือเลขอารบิก (2569) — ต้องสม่ำเสมอตลอดเอกสาร

Templates / Examples

Example 1: หนังสือขอความอนุเคราะห์ถึงอธิบดี

ที่ บ.ก. ๒๕๖๙/๐๑๒

                                          บริษัท สมหวัง จำกัด
                                          ๑๒๓ ถนนพระราม ๔ แขวงคลองเตย
                                          เขตคลองเตย กรุงเทพมหานคร ๑๐๑๑๐

                                          วันที่ ๒ พฤษภาคม ๒๕๖๙

เรื่อง   ขอความอนุเคราะห์ข้อมูลสถิติการนำเข้าสินค้าประจำปี ๒๕๖๘

เรียน   อธิบดีกรมศุลกากร

         ด้วยบริษัท สมหวัง จำกัด มีความประสงค์จะจัดทำรายงานการวิเคราะห์ตลาดสินค้านำเข้า
ประจำปี ๒๕๖๘ เพื่อใช้ประกอบการวางแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจ

         ในการนี้ บริษัทฯ ใคร่ขอความอนุเคราะห์ข้อมูลสถิติการนำเข้าสินค้าในหมวด {{หมวด}}
ตั้งแต่เดือนมกราคม ถึง เดือนธันวาคม ๒๕๖๘ เพื่อใช้ในการศึกษาวิจัยดังกล่าว

         จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์ บริษัทฯ ขอขอบคุณเป็นอย่างสูง
มา ณ โอกาสนี้

                                          ขอแสดงความนับถือ


                                          (นายสมชาย ใจดี)
                                          กรรมการผู้จัดการ
                                          บริษัท สมหวัง จำกัด

ฝ่ายการตลาด
โทร. ๐๒-๑๒๓-๔๕๖๗

Example 2: ใบลาป่วย

                                          วันที่ ๒ พฤษภาคม ๒๕๖๙

เรื่อง   ขอลาป่วย

เรียน   ผู้อำนวยการกองบริหารทรัพยากรบุคคล

         ข้าพเจ้า นางสาวสมหญิง ใจดี ตำแหน่ง นักวิเคราะห์นโยบายและแผน
สังกัด กองยุทธศาสตร์ มีความจำเป็นต้องขอลาป่วย เนื่องจากเป็นไข้หวัดใหญ่
ตามใบรับรองแพทย์ที่แนบมาพร้อมนี้