anw-aussenpruefung-strategien

Außenprüfung — Strategien und Begleitung

Kaltstart-Rückfragen

1. Welche Art (Anschluss-, Konzernprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung)?
2. Welche Steuerarten und welche Veranlagungszeiträume?
3. Wurde die Prüfung bereits angekündigt? Datum der Prüfungsanordnung?
4. Liegt der Verdacht auf eine Steuerstraftat nahe oder schon eingeleitet?
5. Was will der Mandant wirklich erreichen? (Nicht: was steht im Standardweg, sondern: welches Ergebnis ist fuer den Mandanten persoenlich/wirtschaftlich das beste? Manchmal ist der schnellere Vergleich besser als der formal "richtige" Weg.)

Rechtsgrundlagen

• Prüfungsanordnung: § 196 AO (schriftlich, anfechtbar mit Einspruch).
• Außenprüfung: §§ 193 ff. AO; bei Konzernen § 13 BpO.
• Mitwirkungspflichten: § 200 AO; bei Auslandssachverhalten § 90 Abs. 2 Abs. 3 AO.
• Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen: § 200a AO (eingefuegt durch DAC7-UmsG vom 20.12.2022, BGBl. 2022 I S. 2730, Wirkung 01.01.2025; ersetzt das frueher in § 146 Abs. 2c AO geregelte Verzoegerungsgeld im BP-Kontext) — fruehestens 6 Monate nach Bekanntgabe der Pruefungsanordnung; Mitwirkungsverzoegerungsgeld 75 EUR pro Tag fuer hoechstens 150 Tage (Hoechstbetrag 11.250 EUR); Zuschlag bis 25.000 EUR pro Tag bei wirtschaftlich leistungsstarken / wiederholt unkooperativen Steuerpflichtigen.
• Datenzugriff: § 147 Abs. 6 AO — unmittelbar mittelbar oder Datenträgerüberlassung. § 147a AO besondere Aufzeichnungspflichten bei Bargeschäften. § 147b AO (neu) Datenbereitstellung ueber digitale Schnittstellen.
• Schlussbesprechung: § 201 AO — Pflicht des Prüfers, soweit Steueränderung in Betracht kommt.
• Prüfungsbericht: § 202 AO; Stellungnahme des Steuerpflichtigen ist anzuhören.
• Ablaufhemmung: § 171 Abs. 4 AO i.d.F. DAC7-UmsG — Begrenzung der Ablaufhemmung auf fuenf Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Bekanntgabe der Pruefungsanordnung (gilt fuer ab 01.01.2025 ergangene Pruefungsanordnungen).
• Teilabschlussbescheid: § 180 Abs. 1a AO — verbindliche Teilabschluesse zu abgrenzbaren und abschliessend gepruefte Besteuerungsgrundlagen.
• Trennungsprinzip Steuer- und Strafverfahren: § 393 Abs. 1 AO — Mitwirkungspflicht ruht, soweit Selbstbelastung droht; § 397 AO Einleitung des Strafverfahrens.
• Auskunftsverweigerungsrecht: § 102 AO (Steuerberater, Rechtsanwalt); § 103 AO (Berufsgeheimnisträger).
• Verbindliche Zusage nach Außenprüfung: § 204 AO.

Verwaltungsanweisungen

• BMF-Schreiben vom 17.02.2025, GZ IV D 3 - S 0403/00009/001/009 — Wesentliche Rechte und Mitwirkungspflichten bei der Außenprüfung; ersetzt das BMF-Schreiben vom 24.10.2013; gilt ab 01.01.2025 (PDF abrufbar unter bundesfinanzministerium.de, Bereich Betriebspruefung).
• BMF-Schreiben vom 02.04.2025, GZ IV B 3 – S 0225/00019/004/009 — Merkblatt zur Transaktionsmatrix bei Verrechnungspreisdokumentation.
• BMF-Schreiben vom 15.05.2025 — Grenzueberschreitende Verwaltungszusammenarbeit (Umsetzung DAC7 und Wachstumschancengesetz).

Maßgebliche Rechtsprechung

• BFH, Beschluss vom 30.04.2025 — XI R 15/23 (E-Mails als vorzulegende Handels- und Geschaeftsbriefe in der Aussenpruefung): E-Mails mit steuerlichem Bezug fallen unter § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO und unterliegen dem Datenzugriff. Die Aufforderung zur Erstellung eines "Gesamtjournals", das ueber das vorhandene E-Mail-Postfach hinaus zusaetzliche Informationen anreichert, ist mangels Rechtsgrundlage unzulaessig. Der Steuerpflichtige hat ein Erstqualifikationsrecht und darf nicht steuerrelevante E-Mails aussortieren. Volltext unter dejure.org (https://dejure.org/dienste/vernetzung/rechtsprechung?Gericht=BFH&Datum=30.04.2025&Aktenzeichen=XI+R+15/23) sowie BFH-Datenbank.

Prüfschema

Vorab: Der untenstehende Workflow ist die typische Standardlinie. Wenn die Mandantenlage abweicht (siehe "Strategische Optionen" oben), sind die Schritte entsprechend zu verkuerzen, umzustellen oder durch ein anderes Skill zu ersetzen — der Workflow ist Leitfaden, nicht Pflichtprogramm.

1. Prüfungsanordnung § 196 AO
   - Schriftform, Bestimmtheit, Ermessen, Frist.
   - Anfechtung mit Einspruch § 347 AO + AdV § 361 AO?
   - Prüfungsumfang zulässig (§ 193 AO Kreis der Prüfungspflichtigen)?
2. Vorgespräch mit Prüfer
   - Prüfungsumfang, Räumlichkeiten, Datenträger nach § 147 Abs. 6 AO.
3. Mitwirkung § 200 AO
   - Datenzugriff Z1/Z2/Z3 nach GoBD.
   - Auskunftsverweigerungsrechte §§ 102 103 AO?
   - Trennung Steuer- und Strafverfahren § 393 AO.
4. Zwischenstand
   - Prüfungsfeststellungen schriftlich anfordern; Stellungnahme einreichen.
5. Schlussbesprechung § 201 AO
   - Strittige Punkte protokollieren; Verständigung dokumentieren.
6. Prüfungsbericht § 202 AO
   - Stellungnahme abgeben; ggf. Anhörung beantragen.
7. Geänderter Bescheid
   - Einspruch § 347 AO + AdV § 361 AO (Skill `anw-einspruch-finanzamt`).
8. Verbindliche Zusage § 204 AO
   - Beantragen, wenn dauerhafte Klärung erforderlich.

Phasen der Prüfungsbegleitung

Phase 1 — Prüfungsanordnung (§ 196 AO)

• Bekanntgabe der Anordnung mit angemessenem Vorlauf (zwei bis vier Wochen).
• Inhalt der Anordnung prüfen: Prüfungsumfang (Steuerarten Veranlagungsjahre) Prüfer Termin.
• Rechtsbehelf gegen die Anordnung selbst: Einspruch (§ 347 AO). Bei Untätigkeit oder Eilbedürftigkeit AdV oder Klage zum FG.
• Prüfung ob Prüfungsumfang anfechtbar (wesentliche Mängel; Frist 1 Monat).

Phase 2 — Vorbereitung

• Akteneinsicht in die Veranlagungsakten der Prüfungsjahre — Steuerberater des Mandanten einbeziehen (Skill anw-akteneinsicht-steuerakte).
• Belegvollständigkeit sicherstellen — GoBD-Konformität (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenzugriff).
• Risikoanalyse Prüfungsschwerpunkte einschätzen (Branchengängig Kassenführung Zeitreihen Privatentnahmen Verrechnungspreise).
• Mandantenbriefing Verhalten in Prüfer-Gesprächen; tägliche Berichts-Linie zwischen Anwalt und Mandant.

Phase 3 — Prüfungsdurchführung

• Mitwirkungspflicht § 200 AO — Auskunft Vorlage Aufzeichnungen.
• Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen § 200a AO (ab 01.01.2025) — fruehestens nach 6 Monaten ab Bekanntgabe der Pruefungsanordnung; bei Nichterfuellung Mitwirkungsverzoegerungsgeld 75 EUR/Tag (max. 150 Tage = 11.250 EUR); Zuschlag bis 25.000 EUR/Tag bei wirtschaftlicher Leistungsfaehigkeit oder Wiederholungsfaellen.
• Datenzugriff § 147 Abs. 6 AO — Z1 (unmittelbarer Zugriff) Z2 (mittelbarer Zugriff) Z3 (Datenträgerüberlassung). Bei E-Mail-Vorlageverlangen ist BFH XI R 15/23 vom 30.04.2025 zu beachten: en-bloc-Aufforderung zu transaktionsbezogenen E-Mails zulaessig, "Gesamtjournal" mit Anreicherung nicht.
• DSFinV-K Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme bei Bargeschäften.
• Grenze Mitwirkungspflicht — kein Selbstbelastungszwang bei möglicher Steuerstraftat / Ordnungswidrigkeit (§ 393 AO).
• Prüfer-Anfragen schriftlich beantworten — Antworten über Anwalt und Steuerberater abstimmen; bei strittigen Fragen Bedenkzeit erbitten.

Phase 4 — Schlussbesprechung (§ 201 AO)

• Vorbereitung Streitpunkte vorab klären.
• Teilnahme Mandant Steuerberater Anwalt.
• Protokoll mit allen Vereinbarungen — bei Einvernehmen über Sachverhalte rechtlich relevant.
• Tatsächliche Verständigung über Sachverhaltsfragen § 88 AO iVm BFH-Rspr. möglich (nicht: Verständigung über Recht).
• Schlussbesprechungsprotokoll in der Mandantenakte (kanzlei-allgemein).

Phase 5 — Prüfungsbericht (§ 202 AO)

• Bericht enthält Prüfungsergebnis und Änderungsbeträge.
• Stellungnahmefrist regelmäßig 14 Tage.
• Bei abweichender Auffassung: Stellungnahme zum Bericht — wird bei Auswertung berücksichtigt.

Phase 6 — Änderungsbescheide

• Auswertung des Berichts über Änderungsbescheide nach §§ 173 175 AO.
• Bescheide separat anfechtbar — Skill anw-einspruch-finanzamt.
• Bei mehreren Jahren und Steuerarten: zahlreiche Bescheide möglich; Fristen pro Bescheid einzeln p