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Betriebsausgaben Werbungskosten — Prüfraster

Zweck

Die zentrale Abgrenzungs-Frage im Einkommensteuerrecht: was darf der Mandant ansetzen? Dieses Raster macht die Entscheidung systematisch.

Eingaben

• Belege (Rechnungen Bons Verträge)
• Sachverhalt (Tätigkeit Verwendungs-Zweck)
• Einkunftsart (Gewinneinkunft / Überschuss-Einkunft / sonstig)
• Mandanten-Status (Selbstständig Angestellt)
• Buchhaltung / EÜR
• Frühere Behandlung (Wenn schon mal Bescheid)

Schritt 1 — Welche Einkunftsart?

| Einkunftsart | Abzugsnorm | Bezeichnung | |---|---|---| | Land- und Forstwirtschaft § 13 EStG | § 4 Abs. 4 EStG | Betriebsausgaben | | Gewerbebetrieb § 15 EStG | § 4 Abs. 4 EStG | Betriebsausgaben | | Selbstständige Tätigkeit § 18 EStG | § 4 Abs. 4 EStG | Betriebsausgaben | | Nichtselbstständige Arbeit § 19 EStG | § 9 EStG | Werbungskosten | | Kapitalvermögen § 20 EStG | § 9 EStG (mit Pauschale) | Werbungskosten | | Vermietung Verpachtung § 21 EStG | § 9 EStG | Werbungskosten | | Sonstige § 22 EStG | § 9 EStG | Werbungskosten |

Schritt 2 — Veranlassungs-Prinzip

Betriebsausgaben § 4 Abs. 4 EStG

• "Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind"
• Objektiver Zusammenhang mit dem Betrieb
• Subjektive Förderungsabsicht des Betriebs (auch sekundär)

Werbungskosten § 9 EStG

• "Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen"
• Vergleichbar veranlassungsbezogen

Kosten privater Lebensführung § 12 EStG

• Verbot des Abzugs privater Aufwendungen
• Auch bei beruflicher Förderung — wenn primär privat
• Auch wenn nicht abdingbarer Standard-Lebensführungs-Aufwand

Schritt 3 — Gemischt veranlasste Aufwendungen

Aufteilungsgebot

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
• Reine privat-betriebliche Aufteilung nach objektiven Kriterien
• Bei Aufteilbarkeit: anteiliger Abzug
• Bei Untrennbarkeit: vollständiger Abzug oder Verbot je nach Schwerpunkt

Beispiele

• Pkw betrieblich und privat Fahrtenbuch oder ein-Prozent-Methode § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG
• Häusliches Arbeitszimmer § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG, häusliches Arbeitszimmer eingeschränkt
• Telefon-Internet Aufteilung nach Nutzung
• Computer / IT-Ausstattung Aufteilung
• Fortbildung je Inhalt Aufteilung möglich
• Studienreisen schwierig — bei eindeutigem Schulungs-Programm beruflich, bei Touristik-Mischung privat

Schritt 4 — Spezialfälle

Arbeitsmittel § 9 Abs. 1 Nr. 6 EStG

• Bücher Werkzeuge Computer
• Bei privat-mitnutzung Aufteilung
• Sofortabzug bis EUR 800 netto (GWG)
• Darüber Abschreibung über Nutzungsdauer

Doppelte Haushaltsführung § 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG

• Berufliche Veranlassung zwingend
• Eigener Hausstand am Wohnort
• Zweite Wohnung am Beschäftigungsort
• Höchstbetrag EUR 1000 pro Monat für Unterkunft

Fahrtkosten

• Pendlerpauschale § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG — seit 1.1.2026: EUR 0.38 pro Kilometer ab dem 1. Kilometer, dauerhaft (Steueränderungsgesetz 2025); bis 31.12.2025 galt: EUR 0.30 bis 20 km, ab 21 km EUR 0.38. Höchstbetrag EUR 4500 pro Jahr bei Nutzung anderer Verkehrsmittel als eigenes/zur Nutzung überlassenes Kfz.
• Alternativ: tatsächliche Kosten (Bahn Flug)

Verpflegungsmehraufwand

• § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG Pauschalen Reisekosten
• Acht Stunden Abwesenheit EUR 14
• Vierundzwanzig Stunden EUR 28
• An- und Abreisetag EUR 14
• Geltung 1.1.2024 — Anpassung möglich

Fortbildung

• Beruflich veranlasst dann abzugsfähig
• Bei Studium teilweise: § 9 EStG vs. Sonderausgaben § 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG
• Erst-Ausbildung typisch § 10 Sonderausgaben

PKW-Nutzung

• Geschäftlich überwiegend über fünfzig Prozent Sammelposten / lineare Abschreibung
• Privatnutzung über ein-Prozent-Methode oder Fahrtenbuch
• Elektroauto begünstigt

Bewirtungsaufwendungen § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG

• Sieben-Zig Prozent abzugsfähig
• Angemessenheit
• Form-Anforderungen Bewirtungsbeleg mit Anlass Personenkreis
• Pflichtangaben § 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 3 EStG

Bestechung § 4 Abs. 5 Nr. 10 EStG

• Vollständig nicht abzugsfähig
• Auch Schmiergelder Geschenke
• Doppelmoral des Korruptions-Tatbestands

Geschenke § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG

• Über EUR 35 pro Empfänger und Jahr nicht abzugsfähig
• Bei Streuwerbeartikel großzügiger

Reisekosten

• Übernachtung tatsächlich
• Verpflegung Pauschale s.o.
• Fahrkosten tatsächlich
• Reisetag-Pauschalen

Sponsoring

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
• Bei genuinem Werbe-Effekt abzugsfähig

Spenden § 10b EStG

• Sonderausgaben — nicht Betriebsausgaben (außer Sponsoring mit Werbecharakter)
• Bis 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte
• Spendenquittung erforderlich

Schritt 5 — Nachweispflicht

Allgemein § 90 AO

• Mitwirkungspflicht
• Beleg-Pflicht typisch zehn Jahre § 147 AO

Bewirtungs-Sondernachweise § 4 Abs. 7 EStG

• Eigenhandiger Vermerk auf Bewirtungsbeleg

Aufzeichnungspflicht

• Pflicht zur gesonderten Aufzeichnung nicht-abziehbarer Aufwendungen § 4 Abs. 7 EStG
• Bei Verletzung Bestätigung unter Vorbehalt

Schritt 6 — Verluste

• Werbungskosten / Betriebsausgaben können Verlust verursachen
• Verlust-Verrechnung horizontal-vertikal § 10d EStG
• Verlustfeststellung
• Liebhaberei-Problematik bei dauerhaft Verlusten

Schritt 7 — Bei Außenprüfung

• Sachverhalts-Aufklärung mit BP-Prüfer
• Argumentations-Linie nach diesem Raster
• Bei Streit Schiedsstellen Einspruchsverfahren

Schritt 8 — Praktisches Vorgehen Mandantengespräch

• Lebenssachverhalt erfragen
• Verwendung der Sache präzise
• Aufzeichnungen vorzeigen lassen
• Veranlassungs-Bezug konkret
• Nachweis-Möglichkeit
• Empfehlung

Ausgabe

• betriebsausgaben-werbungskosten.md strukturiert pro Aufwand
• Tabelle mit Bewertung pro Position
• Empfehlung Abzug oder nicht-Abzug
• Nachweis-Anforderungen
• Hinweis Aufzeichnungspflicht
• Bei Streit gegenüber FA: Argumentations-Linie

Quellen

• EStG §§ 4 6 9 10 10b 12
• AO §§ 90 147
• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
• BFH-Std-Spruch
• Schmidt EStG
• Frotscher/Geurts EStG
• BMF-Schreiben Reisekosten / Bewirtung / Geschenke