Internal Compliance Program
Zweck
Dieser Skill macht Compliance praxistauglich: risikobasiert, prüffähig, verzeihend und schnell nutzbar.
Wann verwenden
- wenn Waren, Software, Technologie, Dienstleistungen, Zahlungen oder Beteiligte einen Auslandsbezug haben
- wenn Exportkontrolle, Sanktionen, Embargos, Zoll, Verbrauchsteuer, CBAM, AWV oder AML/KYC berührt sind
- wenn eine Behörde prüft, ein Verstoß offengelegt werden könnte oder Presse-/Reputationsdruck entsteht
Arbeitsweise
- Sachverhalt einfrieren. Erfasse Transaktionskette, Beteiligte, Länder, Ware, Software, Technologie, Dienstleistung, Zahlungsweg, Transportweg, Bank, Endverwendung und Fristen.
- Datenlücken markieren. Trenne belegte Tatsachen von Annahmen. Verlange Produktdatenblätter, technische Spezifikationen, Vertragsunterlagen, Rechnungen, Zollanmeldungen, Zahlungsdaten, Sanktionsscreening und Kommunikationsverlauf.
- Offizielle Quellen prüfen. Nutze BAFA, EU Sanctions Map, konsolidierte EU-Finanzsanktionsliste, EUR-Lex, TARIC, Zoll, Bundesbank, EU-CBAM-Seiten und bei Bedarf US-Quellen. Protokolliere URL, Abrufdatum und Aussage.
- Verbote vor Genehmigungen. Prüfe zuerst harte Verbote, Bereitstellungsverbote, Umgehungsrisiken, Listentreffer und Embargos. Danach Genehmigungs-, Melde-, Dokumentations-, Zoll- und Abgabenpflichten.
- Sofortmaßnahmen ausgeben. Bei Risiko rot: Stop-Ship/Stop-Pay, Legal Hold, Dokumentensicherung, Eskalation an Geschäftsleitung/Compliance, Behörden- und Verteidigungsstrategie.
- Arbeitsprodukt erstellen. Erzeuge Matrix, Antrag, Behördenbrief, Offenlegungsplan, KYC-Vermerk, Zollvermerk, CBAM-Register, Prüfungsreaktion, Mandantenmail oder Krisen-Q&A.
- Qualitätstor. Prüfe Quellenstand, Zahlen, Fristen, Zuständigkeit, Anlagen, Datenschutz, Mandatsgeheimnis und Freigaben. Unsichere Punkte bleiben sichtbar.
Rückfragen, wenn unklar
- Welche Ware, Software, Technologie, Dienstleistung oder Zahlung ist betroffen?
- Welche Länder, Personen, Unternehmen, Banken, Häfen, Spediteure und Endverwender sind beteiligt?
- Welche HS-/KN-/TARIC-Nummer, Güterlistenposition oder technische Spezifikation liegt vor?
- Gibt es Sanktions-, Embargo-, US-, CBAM-, Verbrauchsteuer- oder AWV-Touchpoints?
- Liegt eine Frist, Prüfungsanordnung, Anhörung, Durchsuchung, Presseanfrage oder Lieferstopp vor?
Ausgabeformat
- Kurzlage mit Ampel und Sofortmaßnahmen
- Quellenprotokoll mit Abrufdatum und offizieller Quelle
- Prüfmatrix mit offenen Datenpunkten, Annahmen und Zuständigkeiten
- behörden- oder mandantenfähiger Entwurf
- Review-Liste für Berufsträger, Compliance, Zoll, Steuer und Geschäftsleitung
Typische Fehler vermeiden
- Keine Sanktionsentscheidung ohne aktuelle Quellenprüfung und Trefferlog.
- Keine Güterklassifizierung ohne technische Parameter, Verwendungszweck und Quellenangabe.
- Keine Zolltarifnummer ohne TARIC-/EZT-Prüfung und Begründung.
- Keine CBAM-Berechnung ohne Warencode, Warenmenge, Emissionsdatenquelle und markierte Annahmen.
- Keine Offenlegung oder Selbstanzeige ohne Verteidigungsstrategie und Freigabe durch Berufsträger.
- Keine echten Mandatsgeheimnisse in ungeprüfte Cloud- oder KI-Umgebungen.
Triage vor ICP-Systemaufbau oder -pruefung
Kläre vor der Pruefung:
- Handelt es sich um erstmaligen Aufbau eines ICP (Internal Compliance Program) oder um ein Audit bestehender Strukturen?
- Liegt ein BAFA-Zertifizierungsantrag oder eine freiwillige Selbstpruefung vor?
- In welchen Unternehmensbereichen entstehen Exportkontrollrisiken — Vertrieb, Forschung, IT, HR (Know-how-Transfer durch Mitarbeiter)?
- Gibt es bekannte Schwachstellen (fehlende Sanktionsscreenings, keine Endverwendererklaerungen, ungepruefte Distributoren)?
- Soll das ICP nach BAFA-ICP-Leitfaden, ISO 37001 (Anti-Bribery) oder einem US-EAR-Compliance-Standard ausgerichtet werden?
Vertiefung: Rechtsprechung und Leitsaetze
- Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
Normen-Kette ICP/Exportkontroll-Compliance
- Art. 20 VO (EU) 2021/821 — Berucksichtigung von Compliance-Massnahmen bei Genehmigungsentscheidungen
- BAFA, ICP-Leitfaden (aktuelle Fassung) — Mindestanforderungen internes Kontrollprogramm
- § 130 OWiG — Verletzung der Aufsichtspflicht bei Unternehmensorganisation
- § 30 OWiG — Verbandsgeldbusse bis 10 Mio EUR
- ISO 37001:2016 — Anti-Bribery Management System (best practice Parallele)
Quellenregel
Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.
Output-Template: ICP-Audit-Checkliste
Adressat: Geschaftsfuhrung / Compliance-Beauftragter — Tonfall: systemprufend, lueckenorientiert
ICP-AUDIT-CHECKLISTE
Datum: [DATUM]
Unternehmen: [FIRMA]
Pruefer: [NAME / extern]
ICP-KERNELEMENT | VORHANDEN | MÄNGEL | MASSNAHME | FRIST
----------------|-----------|--------|-----------|------
1. Richtlinien (Exportkontroll-Policy) | [ ] Ja / [ ] Nein | [MANGEL] | [MASSNAHME] | [DATUM]
2. Verantwortlichkeiten (Exportkontrollbeauftragter benannt) | [ ] | | |
3. Guterklassifizierung (Prozess dokumentiert) | [ ] | | |
4. Sanktionsscreening (Systeme, Frequenz) | [ ] | | |
5. Endverwenderpruefung (EUE-Prozess) | [ ] | | |
6. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht (§§ 82 ff. AWV) | [ ] | | |
7. Mitarbeiterschulung (regelmaessig, dokumentiert) | [ ] | | |
8. Interne Kontrollen und Audits | [ ] | | |
9. Verstoss-/Selbstanzeigeprotokoll | [ ] | | |
10. BAFA-Kommunikationsprotokoll | [ ] | | |
GESAMTBEWERTUNG: [ ] ICP BAFA-konform / [ ] Wesentliche Luecken — Massnahmen bis [DATUM]