erstgespraech-mandatsannahme

Erstgespraech und Mandatsannahme im Marken-, Patent-, Design- und Wettbewerbsrecht

Triage zu Beginn — klaere vor jedem weiteren Schritt

1. Liegt eine Abmahnung, einstweilige Verfuegung oder Fristmitteilung vor? Wenn ja: Datum feststellen und sofort Kalender-Alarm setzen.
2. Welches Schutzrecht ist betroffen: Marke (MarkenG), Design (DesignG), Patent (PatG), Gebrauchsmuster (GebrMG) oder lauterkeitsrechtlicher Anspruch (UWG)?
3. Sind mehrere Parteien am Sachverhalt beteiligt, fuer die ein Interessenkonflikt bestehen koennte (§ 43a Abs. 4 BRAO, § 3 BORA)?
4. Ist der Mandant eine juristische Person → Handelsregister, Transparenzregister, wirtschaftlich Berechtigte pruefen (§§ 10 ff. GwG).
5. Was ist das Endziel des Mandanten in einem Satz?

Phasen des Erstgespraechs

1. Aufnahme der Konstellation (10-15 Min.)

Standard-Fragenraster fuer Marken-, Patent-, Design- und Wettbewerbsrecht:

• Beteiligte (Vor-/Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Rolle: Klaegerin/Beklagter, Antragsteller, Beschuldigter)
• Konflikt-Kern in einem Satz ("Was ist Ihr Ziel?")
• Konkrete fachliche Stossrichtung: Marken, Designs, Patente, UWG-Abmahnung, Lizenz, Domain
• Bisherige Korrespondenz (Bescheide, Schreiben der Gegenseite, anwaltliche Vertretung der Gegenseite?)
• Fristenscreening sofort: anstehende Klage-/Widerspruchs-/Einspruchsfristen aus den vorgelegten Schreiben. Frist-Alarm an die Vorbereitung weitergeben.

2. Konflikt-Pruefung und GwG-Check (5 Min.)

• Konflikt-Check ueber Mandantensystem: Gegnerin, Streitgegenstand, frueherer Mandant?
• GwG-Identifizierung: amtlicher Lichtbildausweis, bei juristischer Person Handelsregister-/Transparenzregisterauszug, ggf. wirtschaftlich Berechtigte/n.
• Risikobewertung (niedrig/mittel/hoch) abhaengig von Mandatscharakter, Bargeld, Auslandsbezug.
• Doku im Mandatsbogen (Pflicht nach §§ 10 ff. GwG i.V.m. § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG fuer RA-Mandate).

3. Vollmacht und Schweigepflichtentbindung

• Allgemeine Prozess-/Aussenvollmacht (BORA, ZPO, FamFG, je nach Fachgebiet).
• Spezielle Vollmachten: ggf. Akteneinsicht Strafakte, Behoerde.
• Bei Eheleuten/GbR/GmbH: einzelvollmachtgebende Person und Vertretungsmacht klaeren.

4. Streitwert und Gebuehrenvereinbarung

Standard-Streitwerte im Bereich Marken-, Patent-, Design- und Wettbewerbsrecht:

• Skizze: Streitwert grob abschaetzen (z.B. Hauptforderung, ggf. + Zinsen, Nebenforderungen).
• RVG-Pauschalrechnung oder Stundenhonorarvereinbarung.
• Beratungshilfe-/Prozesskostenhilfe-Antrag pruefen, wenn wirtschaftlich angezeigt.
• Vorschussanforderung nach § 9 RVG.

5. Strategie-Erstskizze

Drei Weichen am Ende des Erstgespraechs:

• Mandat annehmen: vollstaendig (Pruefung + Schriftsatz) oder begrenzt (nur Pruefung/Gutachten).
• Verweisen: wenn Spezialgebiet ausserhalb der Fachanwaltschaft, oertlich unzustaendig oder Konflikt.
• Ablehnen: offensichtlich aussichtslos, GwG-Hit, Bauchgefuehl-Vorsicht.

Zentrale Rechtsprechung

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Zentrale Normen und Paragrafenkette

• § 43a Abs. 4 BRAO — Interessenkonflikt
• § 3 BORA — Interessenkonflikt Sachzusammenhang
• §§ 10 ff. GwG i.V.m. § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG — Identifizierungspflicht
• § 9 RVG — Vorschussanforderung
• § 3a RVG — Schriftformerfordernis Stundenhonorar
• §§ 195, 199 BGB — Regelverjaehrung 3 Jahre

Quellenregel

Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.

Pflicht-Output am Ende

1. Mandatsbogen mit Beteiligten, Konflikt-Check, GwG-Status, Streitwert.
2. Frist-Liste (Sofortfristen, Verjaehrung, Ausschlussfristen, Beweisanforderungs-Fristen).
3. Anlagenverzeichnis des uebergebenen Datenraums (Stand erstes Sortieren).
4. Naechster-Schritt-Plan: binnen 24/48/72 h, Owner, Output.
5. Honorarvereinbarung unterschrieben oder Vorbehalt notiert.

Output-Template Mandatsbogen

Adressat: intern (Kanzleiakte) — Tonfall sachlich-strukturiert

MANDATSBOGEN — MARKEN-/PATENT-/DESIGN-/WETTBEWERBSRECHT

Datum:            [TT.MM.JJJJ]
Aktenzeichen:     [INTERN]
Mandant:          [NAME, Geburtsdatum, Adresse, Telefon, E-Mail]
Gegner:           [NAME, Adresse, ggf. anwaltliche Vertretung]
Sachverhalt:      [5-10 Saetze]
Ziel des Mandats: [Eine Zeile]
Schutzrecht:      [ ] Marke  [ ] Design  [ ] Patent  [ ] UWG  [ ] Sonstiges
Frist:            [DATUM] — Bereich: [Widerspruch/Abmahnung/Klage/Einspruch]
Konflikt-Check:   [ ] geprueft, kein Konflikt  [ ] Einwilligung liegt vor
GwG:              [ ] Identifizierung erfolgt  [ ] Risiko: [niedrig/mittel/hoch]
Vollmacht:        [ ] unterschrieben am [DATUM]
Streitwert:       ca. [BETRAG] EUR (Schaetzung)
Honorar:          [ ] RVG  [ ] Stundenhonorar [BETRAG EUR/h]  [ ] Pauschale
Vorschuss:        [BETRAG] EUR, faellig [DATUM]
Naechste Schritte: 1. [MASSNAHME] bis [DATUM] — 2. [MASSNAHME] bis [DATUM]

Output-Template E-Mail Erstgespraechs-Zusammenfassung

Adressat: Mandant — Tonfall verstaendlich-erklaerend

Sehr geehrte/r Frau/Herr [NAME],

vielen Dank fuer unser heutiges Gespraech. Ich fasse die wesentlichen Punkte zusammen:

1. Sachverhalt: [Kurzbeschreibung]
2. Handlungsbedarf: [Welche Schritte eingeleitet werden]
3. Naechste Frist: [DATUM] — [Was bis dahin geschieht]
4. Kosten: Auf Basis des Streitwerts von ca. [BETRAG] EUR fallen Anwaltsgebuehren
   nach RVG von ca. [BETRAG] EUR an. [Ggf. Stundenhonorar erlaeutern.]
5. Bitte senden Sie mir bis [DATUM] folgende Unterlagen: [Liste]

Mit freundlichen Gruessen
[KANZLEI / NAME]

Schritt-fuer-Schritt-Workflow

Schritt 1: Frist identifizieren
  → Jedes mitgebrachte Schreiben auf Fristen scannen
  → Kalender-Alarm mit 3-Tage-Vorlauf

Schritt 2: Konflikt-Check
  → Mandantensystem abfragen: Gegner, Sachzusammenhang
  → Bei Konflikt: ablehnen und schriftlich mitteilen

Schritt 3: GwG-Pruefung
  → Ausweis kopieren und im Akt ablegen
  → Risikoklasse vermerken

Schritt 4: Vollmacht unterschreiben lassen
  → Allgemeine Vollmacht + ggf. Sondervollmacht

Schritt 5: Streitwert und Honorar festlegen
  → Ersten Schriftsatz / erste Leistung bepreisen
  → Vorschuss anfordern § 9 RVG

Schritt 6: Mandatsbogen ausfuellen
  → Vollstaendig, datiert, abgelegt

Schritt 7: E-Mail-Zusammenfassung binnen 48 h
  → Bestaetigung Strategie, Fristen, Kosten

Typische Fehler im Erstgespraech

• Frist uebersehen, weil Mandantin sie nicht selber genannt hat (immer aus jedem Schreiben Frist herausziehen).
• Konflikt-Check nur nach Personennamen, nicht nach Sachzusammenhang.
• Vollmachtsumfang unklar → spaeter Streit mit Mandantin ueber Befugnisse.
• Honorarvereinbarung muendlich → Beweisnot bei Streitwert-/Honorar-Streit.
• GwG: kein Lichtbildausweis erfasst, kein Aktenvermerk ueber Risikobewertung.

Praxis-Checkliste

• [ ] Personalien und Rolle aller Beteiligten erfasst
• [ ] Konflikt-Check durchgefuehrt
• [ ] GwG: Identifizierung + Risikobewertung notiert
• [ ] Allgemeine Vollmacht unterschrieben
• [ ] Speziale Vollmacht / Entbindungserklaerung (wo noetig) unterschrieben
• [ ] Streitwert geschaetzt
• [ ] Honorarvereinbarung unterschrieben oder ausdruecklich auf RVG verwiesen
• [ ] Fristenliste angelegt und in Kalender eingetragen
• [ ] Mandatsbogen vollstaendig
• [ ] Naechster-Schritt-Plan dem Mandanten kommuniziert (E-Mail-Zusammenfassung)

Konkrete Praxis-Konstellationen

Konstellation A: Eilbeduerftigkeit

Mandantin kommt am Donnerstag, Frist laeuft am Montag. Handlungs-Sequenz:

1. Sofort-Vollmacht und Sofort-Akteneinsicht (per beA, ELSTER, Behoerdenportal).
2. Antrag auf Wiedereinsetzung (§ 233 ZPO, § 60 VwGO) als Reserve dokumentieren.
3. Spaeteste-Stunde-Versand-Plan: beA bevorzugt, mit qualifizierter Signatur und Empfangsbekenntnis.
4. Honorarvereinbar