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GF-Meeting-Templates

Triage — kläre vor jedem Meeting

1. Ist ein Beschluss zu fassen — dann BJR-konforme Dokumentation der Informationsgrundlage erforderlich (§ 43 GmbHG)?
2. Handelt es sich um ein reguläres Manage-Meeting oder einen außerordentlichen Anlass (Krise, Investor-Eintritt, Gesellschafterstreit)?
3. Sind externe Berater anwesend — dann Verschwiegenheitspflichten und Clean-Room-Anforderungen beachten.
4. Gibt es insiderinformationsrelevante Tagesordnungspunkte — dann Teilnehmerkreis einschränken.
5. Soll das Protokoll auf Deutsch, Englisch oder bilingual erstellt werden?

Zentrale Normen

• § 43 GmbHG — Sorgfaltspflicht GF: Entscheidungen müssen auf angemessener Informationsgrundlage beruhen; Protokoll als Haftungsschutz.
• § 48 GmbHG — Gesellschafterversammlung und Umlaufbeschluss: schriftliche Abstimmung bei Einvernehmen aller.
• § 35 GmbHG — Vertretung der Gesellschaft durch GF.
• § 51 GmbHG — Form und Frist der GV-Einberufung: mindestens 1 Woche Vorlauf (abkürzbar durch Satzung).

Aktuelle Rechtsprechung

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Quellenregel

Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.

Meeting-Typen und Rhythmus

| Meeting-Typ | Rhythmus | Teilnehmer | Zweck | |---|---|---|---| | GF-Jour-Fixe | Wöchentlich | alle GF | Laufende Koordination, KPIs, Offene Punkte | | Monatlicher Abschluss-Review | Monatlich | GF + Steuerberater | Finanzen, Liquidität, Steuern | | Quartals-Review mit Beirat | Quartalsweise | GF + Beirat | Strategie, Performance, Risiken | | Außerordentliches GF-Meeting | Bei Anlass | GF (ggf. Berater) | Krise, Investor, Gesellschafterstreit | | Gesellschafterversammlung | Mindestens jährlich | Gesellschafter | Jahresabschluss, Beschlüsse (§ 46 GmbHG) |

Template 1 — GF-Jour-Fixe Einladung (DE/EN)

Deutsch

Betreff: GF-Meeting [KW XX] — [Datum]

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

hiermit lade ich zum wöchentlichen GF-Meeting ein:

Datum:     [Wochentag], [Datum]
Uhrzeit:   [Uhrzeit]
Ort:       Videokonferenz [Link] / Konferenzraum [Ort]
Teilnehmer: [Namen, Funktionen]

TAGESORDNUNG
1. Begrüßung, Beschlussfähigkeit
2. Genehmigung Protokoll KW [X]
3. Kennzahlen / Status-Update (Dashboard Anlage [X])
4. [Konkreter Punkt 1]
5. [Konkreter Punkt 2 — Beschlussfassung]
6. Offene Punkte / TODO-Review
7. Sonstiges, Ausblick nächste Woche

Bitte Unterlagen bis [Datum T-1] an alle verteilen.
Bei Verhinderung: Umlaufbeschluss für eilbedürftige Themen.

[Name, Funktion]

Englisch

Subject: Management Meeting [CW XX] — [Date]

Dear colleagues,

I hereby invite you to the weekly management meeting:

Date:      [Day], [Date]
Time:      [Time] CET
Location:  Video conference [Link] / Conference room [Location]
Attendees: [Names, Functions]

AGENDA
1. Welcome, quorum
2. Approval of minutes [CW X]
3. KPIs / status update (dashboard attached)
4. [Specific item 1]
5. [Specific item 2 — resolution]
6. Open items / TODO review
7. AOB, outlook next week

Please distribute documents by [Date T-1].
[Name, Function]

Template 2 — GF-Protokoll (BJR-konform)

Adressat: Akte / Gesellschaft — Tonfall sachlich-juristisch

PROTOKOLL GESCHÄFTSFÜHRER-MEETING
Datum: [Datum]
Beginn: [Uhrzeit] Uhr / Ende: [Uhrzeit] Uhr
Ort: [Ort / Videokonferenz]
Protokollführer: [Name]

ANWESENDE
Name | Funktion | Anwesend
[Name 1] | CEO | Ja
[Name 2] | CTO | Ja (digital)
[Name 3] | CFO | Entschuldigt / Vertreten durch [Name]

BESCHLUSSFÄHIGKEIT: Ja / Nein — Begründung: [ggf.]

TOP 1: [TITEL]
Sachverhalt: [2-3 Sätze]
Informationsgrundlage: [Berater, Bericht, Marktdaten]
Alternativen erwogen: [kurz]
Beschluss: [Wortlaut des Beschlusses]
Abstimmung: [X] Ja / [X] Nein / [X] Enthaltung
Ergebnis: [angenommen / abgelehnt]
Verantwortlich: [Name]
Frist: [Datum]

TOP 2: [TITEL]
[wie oben]

OFFENE PUNKTE (TODO)
Nr. | Punkt | Owner | Frist | Priorität
1  | [Punkt] | [Name] | [Datum] | [hoch/mittel/niedrig]

NÄCHSTES MEETING: [Datum]

GENEHMIGUNG
Protokoll genehmigt: [ ] Ja am [Datum] / [ ] Nein (Einwände: [Einwand])
Unterschriften: [GF 1] ______________ [GF 2] ______________

Template 3 — Umlaufbeschluss (§ 48 Abs. 2 GmbHG)

UMLAUFBESCHLUSS DER GESCHÄFTSFÜHRER
[Firmenname] GmbH

Datum: [Datum]
Beschlussgegenstand: [Thema]

Hiermit fassen die Geschäftsführer [Name 1] und [Name 2] folgenden Beschluss
im schriftlichen Verfahren gemäß § 48 Abs. 2 GmbHG:

BESCHLUSS:
[Wortlaut]

Informationsgrundlage: [Unterlage, Bericht, Beratungsergebnis]

ABSTIMMUNG
Geschäftsführer [Name 1]: [ ] Zustimmung [ ] Ablehnung [ ] Enthaltung
Geschäftsführer [Name 2]: [ ] Zustimmung [ ] Ablehnung [ ] Enthaltung

Annahme erfordert Einstimmigkeit bei § 48 Abs. 2 GmbHG.

Datum, Ort: __________ Unterschriften: __________

Schritt-für-Schritt-Workflow

1. Triage — Meeting-Typ bestimmen; Beschlussbedarf identifizieren.
2. Tagesordnung erstellen — Punkte mit Informationsunterlagen verknüpfen.
3. Einladung versenden — mindestens 1 Woche Vorlauf (außerordentlich: kürzer möglich).
4. Protokoll führen — BJR-konform: Informationsgrundlage, Alternativen, Abstimmung.
5. Offene Punkte — TODO-Liste mit Owner und Frist aus Protokoll destillieren.
6. Protokoll genehmigen — Nächstes Meeting: TOP 1 immer Protokollgenehmigung.
7. Archivieren — Protokolle in Gesellschaftsakte; mindestens 10 Jahre aufbewahren.

Rote Schwellen

• Protokoll fehlt bei wichtigem GF-Beschluss → kein Haftungsschutz BJR; GF trägt Beweislast (§ 43 Abs. 2 S. 2 GmbHG).
• Umlaufbeschluss ohne Einvernehmen aller GF → unwirksam (§ 48 Abs. 2 GmbHG).
• Informationsgrundlage nicht dokumentiert → BJR-Schutz entfällt.
• Protokoll nachträglich geändert ohne Genehmigungsvermerk → Beweiswert zweifelhaft.

Quellen und Vertiefung

• §§ 35, 43, 48, 51 GmbHG (GF-Pflichten, Beschlussfähigkeit, Einberufung)
• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
• Scholz/Crezelius, GmbHG, § 43 Rn. 10-25

Übergabe an andere Skills

• gesellschaftsgruender-gv-protokoll-und-versammlungsleiter — GV-Protokoll (Gesellschafterversammlung)
• gesellschaftsgruender-gv-einladung-tagesordnung — Gesellschafterversammlungs-Einladung
• gesellschaftsgruender-beirat-advisory-board — Beiratssitzungs-Templates