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Big-Law Billing Narratives (Corporate M&A)

Triage zu Beginn

Vor der Erstellung von Billing Narratives klaeren:

1. Honorarvereinbarung vorhanden? Stundenhonorar (§ 3a RVG) oder Pauschalhonorar oder Success Fee oder Cap + Success Fee? Kein Narrative ohne klar definiertes Abrechnungsmodell.
2. Taetigkeiten vollstaendig erfasst? Alle Time Entries nach Phase, Workstream und Deliverable vorliegend? Fehlende Entries flaggen.
3. Budgetstatus geprueft? Aktuelles WIP gegen Budget halten; Scope Creep und Abweichungen markieren bevor Narrative erstellt wird.
4. Mandantenvertraulichkeit: Narrative darf kein Mandatsgeheimnis unnoetig offen legen (§ 43a Abs. 2 BRAO); Formulierungen muessen pruefbar aber nicht erlaeuternd sein.
5. Rechnungsreife? Sind alle Bedingungen erfuellt (Leistungsstand, SPA-Meilenstein, vereinbarter Faelligkeitspunkt)? Bei Unsicherheit nicht abrechnen.
6. E-Rechnung erforderlich? Oeffentlicher Auftraggeber oder SPA-Klausel zu XRechnung/ZUGFeRD? Dann an grosskanzlei-ma-erechnung-gobd uebergeben.
7. Was will der Mandant wirklich erreichen? (Nicht: was steht im Standardweg, sondern: welches Ergebnis ist fuer den Mandanten persoenlich/wirtschaftlich das beste? Manchmal ist der schnellere Vergleich besser als der formal "richtige" Weg.)

Zentrale Normen

Aktuelle Rechtsprechung

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Quellenregel

Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.

Billing-Narrative-Struktur fuer M&A-Deals

Time-Entry-Kategorien

| Phase | Workstream | Typische Taetigkeit | |---|---|---| | Pre-DD | Transaction Setup | Mandatsanlage, NDA-Verhandlung, VDR-Einrichtung | | Due Diligence | Legal DD | Vertragsreview, Issue-Extraktion, Red-Flag-Report | | Due Diligence | Corporate DD | Handelsregister-Auswertung, Gesellschafterliste | | Signing | SPA-Verhandlung | Vertragsverhandlung, Kommentierung, Signing-Prep | | Closing | Vollzug | CP-Tracking, Closing-Actions, Notartermin | | Post-Closing | PMI | Vertragsuebernahmen, § 613a BGB, Gesellschafterliste |

Narrative-Formulierungsregeln

1. Mandantentauglich: Keine Rechtsbegriffe ohne Erklaerung; kein unnoetig detaillierter Sachverhalt.
2. Pruefbar: Jede Taetigkeit muss einem Workstream und Deliverable zugeordnet sein.
3. Vertraulich: Kein Inhalt aus privilegierten Dokumenten (anwaltliche Stellungnahmen, DD-Reports) in externe Narrative.
4. Zeitgenau: Time Entries tagesgenau; keine rueckwirkenden Grosskorrekturen ohne Erklaerung.
5. Budget-Delta markieren: Abweichungen > 10 % zum vereinbarten Budget kommentieren.

Narrative-Muster nach Workstream

Due Diligence — Legal: Vertragsreview (Commercial Contracts)
Pruefen und Analysieren von [N] Lieferantenvertraegen im Datenraum; Erstellung eines
Issue-Summary fuer [N] Material-Contract-Eintraege; Identifizierung von [N] Change-of-
Control-Klauseln mit Zustimmungserfordernis; Abstimmung mit Deal-Team zu CP-Implikationen.
[N.N h]

Signing — SPA-Verhandlung: Kommentierung § [Klausel] / Garantiekatalog
Erarbeitung der Kanzleiposition zu Abschnitt [X] des SPA-Entwurfs (Garantiekatalog);
Abstimmung mit Mandant zu akzeptablem Risikoprofil; Einarbeitung in Track-Changes-Version;
Verhandlungssitzung [DATUM] mit Gegenseite.
[N.N h]

Schritt-fuer-Schritt-Workflow

Vorab: Der untenstehende Workflow ist die typische Standardlinie. Wenn die Mandantenlage abweicht (siehe "Strategische Optionen" oben), sind die Schritte entsprechend zu verkuerzen, umzustellen oder durch ein anderes Skill zu ersetzen — der Workflow ist Leitfaden, nicht Pflichtprogramm.

1. Time Entries importieren: Alle Zeiteintragungen fuer den Abrechnungszeitraum nach Phase und Workstream sortieren.
2. Budget-Abgleich: WIP gegen vereinbartes Budget halten; Abweichungen > 10 % markieren und begruenden.
3. Narrative verfassen: Pro Workstream ein Narrative-Block nach Formulierungsregeln oben.
4. Mandantenvertraulichkeit pruefen: Kein Mandatsgeheimnis unnoetig offen gelegt? Narratives mandantentauglich formuliert?
5. Rechnungspflichtangaben pruefen: § 14 UStG-Angaben vollstaendig (Leistungsbeschreibung, Zeitraum, Steuernummer, USt-ID)?
6. Cap-/Success-Fee-Check: Gesamthonorar gegen vereinbarten Cap pruefen; Success-Fee-Bedingungen eingetreten?
7. E-Rechnungspflicht pruefen: Oeffentlicher Auftraggeber? XRechnung/ZUGFeRD erforderlich? → an grosskanzlei-ma-erechnung-gobd uebergeben.
8. Rechnungsreife-Ampel ausgeben: Gruen (alle Bedingungen erfuellt), Gelb (offene Punkte), Rot (Rechnung zurueckhalten).

Strategische Optionen (vor dem Template entscheiden)

Bevor das Template eins-zu-eins gefuellt wird, ist zu pruefen welche Variante zur Mandantenkonstellation passt. Das Template ist eine moegliche Form — nicht die einzige.

| Konstellation | Empfohlener Weg | |---|---| | Standard — Billing Narrative fuer M-and-A-Mandat erstellen | Narrative nach Schema; Template unten | | Variante A — Mandant will kurzere Rechnungen weniger Detail | Kurzform-Narrative ohne Einzelleistungsaufstellung | | Variante B — Stuendliche Abrechnung vs Pauschalhonorar | Bei Pauschalhonorar vereinfachtes Narrative ohne Stundenangaben | | Variante C — Mehrteiliges Projekt Abrechnung in Phasen | Phasen-Narrative separat; Gesamtnachweis am Ende |

Wenn die Mandantenkonstellation nicht ins Standardschema passt, ist das Template anzupassen oder durch ein anderes Skill abzuloesen — nicht das Mandat in das Schema zu pressen.

Output-Template

Adressat: Mandant / Matter-Controller — Tonfall: knapp, pruefbar, mandantentauglich

BILLING NARRATIVE LEDGER
Mandat: [MANDATSCODE] / [ZIELGESELLSCHAFT]
Abrechnungszeitraum: [DATUM] bis [DATUM]
Erstellt: [TT.MM.JJJJ]
Matter-Controller: [NAME]

> Vertraulich — Mandatsgeheimnis § 43a Abs. 2 BRAO.

--- BUDGET-STATUS ---
Vereinbartes Budget: [BETRAG EUR]
WIP aktuell: [BETRAG EUR]
Abweichung: [+ / - BETRAG EUR] ([%])
Scope-Creep-Flag: [KEIN / JA: BESCHREIBUNG]

--- TIME ENTRIES NACH WORKSTREAM ---

WORKSTREAM: Due Diligence — Legal
[DATUM] | [TIMEKEEPER] | [N.N h] | [NARRATIVE]
[DATUM] | [TIMEKEEPER] | [N.N h] | [NARRATIVE]
Gesamt Workstream: [N.N h] / [BETRAG EUR]

WORKSTREAM: SPA-Verhandlung
[Analog]
Gesamt Workstream: [N.N h] / [BETRAG EUR]

WORKSTREAM: Closing
[Analog]
Gesamt Workstream: [N.N h] / [BETRAG EUR]

--- RECHNUNGS-ZUSAMMENFASSUNG ---
Honorar netto: [BETRAG EUR]
Umsatzsteuer 19 %: [BETRAG EUR]
Auslagen: [BETRAG EUR]
Summe brutto: [BETRAG EUR]
Cap-Pruefung: [UNTER CAP / CAP ERREICHT]
Success Fee: [NICHT FAELLIG / FAELLIG: BETRAG EUR]

--- RECHNUNGSREIFE-AMPEL ---
Status: [GRUEN / GELB / ROT]
Offene Punkte: [KEINE / LISTE]
Freigabe durch: [PARTNER-NAME]

--- E-RECHNUNG ---
XRechnung/ZUGFeRD erforderlich: [JA → Uebergabe grosskanzlei-ma-erechnung-gobd / NEIN]

--- vor Versand klaeren ---

1. Welches Verhandlungsziel hat der Mandant? [Durchsetzung des Anspruchs / Vergleich / Reputationsschutz / schnelle Loesung]
2. Welche Kompromisslinien sind absolut? [Mindestforderung / Zeitrahmen / Formerfordernis]
3. Sind Anschlusswege erwuenscht? [Mediation / Direktgesprach / Einigung vor Fristablauf]

Schlussabsatz Variante A (kooperativ): Wir regen eine guetliche Einigung an und stehen fuer ein klaerenden Gesprach zur Verfuegung. Eine einvernehmliche Loesung erspart beiden Seiten Zeit und Kosten.

Schlussabsatz Variante B (formal-streng): Eine aussergerichtliche Einigung kommt nur in Betracht wenn die Gegenseite innerhalb von [X] Tagen einen akzeptablen Vorschlag unterbreitet. Anderenfalls werden wir alle rechtlichen Schritte einleiten.

Rote Schwellen

• Honorarvereinbarung § 3a RVG muendlich oder fehlend — Formverstos; Anwalt kann nur RVG-Pflichtgebuehren verlangen; Ver