kanzlei-allgemein-abwesenheiten-urlaub

Abwesenheiten, Urlaub, Krankheit

Zweck

Dieser Skill verwaltet alle Formen der Abwesenheit in einer Kanzlei — von Erholungsurlaub über Krankmeldung bis zu Elternzeit. Er achtet darauf, dass Fristen, beA-Eingaenge, Postlauf, Mandantenkommunikation und Gerichtstermine auch in der Abwesenheit abgedeckt bleiben. Verstöße koennen zu Wiedereinsetzung Paragraf 233 ZPO, Haftungsrisiken Paragraf 280 BGB und berufsrechtlichen Folgen (Paragraf 43a BRAO) führen.

1) Abwesenheitsarten

| Art | Anlass | Vorlauf | Vertretung erforderlich | |---|---|---|---| | Erholungsurlaub | jaehrlicher Anspruch BUrlG | meist 4-6 Wochen | ja | | Sonderurlaub | persönliche Anlaesse (Heirat, Todesfall) | sofort | ja, soweit möglich | | Bildungsurlaub | Bildungsfreistellungsgesetze der Länder | 6-8 Wochen Vorlauf | ja | | Krankheit (AU) | Krankheit mit AU-Bescheinigung | sofort | ja, ad hoc | | Kind krank | Paragraf 45 SGB V | sofort | ja, ad hoc | | Mutterschutz | Paragraf 3 MuSchG | nach Bekanntwerden Schwangerschaft | langfristig, Stoppschild | | Elternzeit | Paragraf 16 BEEG | 7 Wochen vor Beginn | langfristig, Stoppschild | | Pflegezeit | Paragraf 3 PflegeZG | 10 Tage vor Beginn | langfristig, Stoppschild | | Fortbildung | bezahlt oder unbezahlt | mit Beleg | ja | | Homeoffice | mobile Arbeit | je nach Vereinbarung | nicht zwingend, aber Kalenderabstimmung | | Überstundenausgleich | Zeitkonto | kurzfristig | ja | | Unbezahlter Urlaub | Sondervereinbarung | je nach Anlass | ja |

2) Ablauf Urlaubsantrag

Schritt 1 — Anfrage erfassen

• Person (mit Funktion)
• Zeitraum (Anfang, Ende, Werktage)
• Anlass (nicht zwingend, aber bei Bildungsurlaub Pflicht)

Schritt 2 — Resturlaub und Überschneidungen prüfen

• Resturlaub aus dem Vorjahr (Paragraf 7 III BUrlG: Übertrag bis 31.03.)
• Aktueller Urlaubsanspruch des Jahres
• Bereits genehmigter Urlaub
• Überschneidungen mit anderen Teammitgliedern

Schritt 3 — Operative Prüfung

• Fristen: Welche Fristen laufen im Antrags-Zeitraum?
• Gerichtstermine: Termine wahrnehmen müssen
• beA-Eingaenge: Wer leert das beA-Postfach?
• Postlauf: Wer holt die Post ab und sortiert?
• Telefon: Wer ist erreichbar?
• Mandantenkommunikation: Welche Mandate haben Kommunikationsbedarf?

Schritt 4 — Vertretung vorschlagen

• Konkret benannte Person je Mandat
• Doppelvertretung bei kritischen Mandaten
• Vertretung dokumentiert (Mandanten-Brief, beA-Mandatsanzeige)

Schritt 5 — Entscheidung

• Genehmigen
• Genehmigen mit Auflage (z.B. "Vertretung muss von Mandant XY bestätigt werden")
• Rueckfrage (z.B. "Wer vertritt im Mandat 123?")
• Alternativer Zeitraum vorschlagen
• Ablehnen (mit Begründung — selten, meist nur bei Termin-Kollision)

Schritt 6 — Kalender pflegen

• Kanzlei-Kalender aktualisieren
• Abwesenheitsregister aktualisieren
• Out-of-Office-Mail eingerichtet
• beA-Vertretung Paragraf 31a BRAO eingerichtet

3) Ablauf Krankmeldung

Schritt 1 — Aufnahme

• Wer hat krank gemeldet?
• Wann?
• Voraussichtliche Rückkehr?
• AU-Bescheinigung vorhanden (Paragraf 5 EFZG: nach 3 Tagen Pflicht, Tarif/Arbeitsvertrag oft früher)

Schritt 2 — Ad-hoc-Vertretung

• Welche Termine in den nächsten Tagen?
• Welche Fristen in der laufenden Woche?
• beA-Eingang täglich prüfen lassen
• Telefon-Umleitung

Schritt 3 — Lohn/SV-Hinweis

• Bei Krankheit > 6 Wochen: Hinweis an Lohnbuchhaltung
• Anschluss-Skill: kanzlei-allgemein-lohn-sv

Schritt 4 — Datenschutz

• Diagnose nicht erfassen, außer für Krankengeld-Antrag erforderlich
• AU-Bescheinigung beinhaltet keinen Befund — das ist gesetzlich so
• Bei eAU (elektronische AU): keine Papier-Bescheinigung mehr beim AG, sondern Abruf bei der Kasse Paragraf 109 SGB IV

4) Vertretungsregelung — Prüfliste

• [ ] Vertretung benannt je laufendem Mandat?
• [ ] Mandanten benachrichtigt, soweit Vertretung Außenwirkung hat?
• [ ] beA-Vertretung eingerichtet Paragraf 31a III BRAO?
• [ ] Out-of-Office-Mail eingerichtet (mit Vertretung-Hinweis)?
• [ ] Telefon-Umleitung oder Vertretung am Telefon?
• [ ] Postzustellung: wer leert das Postfach?
• [ ] Fristen-Kalender an Vertretung weitergegeben?
• [ ] Schlüssel/Zugang zu Akten, soweit erforderlich?

5) Eskalation bei Konflikten

| Konflikt | Mechanismus | |---|---| | Urlaubswunsch kollidiert mit Gerichtstermin | Termin priorisieren; ggf. Verlegungsantrag | | Zwei Mitarbeiter wollen gleichen Zeitraum | Vorrang nach Antragseingang, sonst Abwaegung Familie/Kinder | | Wiederholte Kurzkrankmeldungen | Personalgespräch; ggf. BEM Paragraf 167 II SGB IX bei > 6 Wochen pro Jahr | | Geplante Elternzeit | Stoppschild — Personalplanung mindestens 6 Monate vor Mutterschutzbeginn | | Kurzfristige Krankmeldung am Tag eines Gerichtstermins | Sofort-Vertretung organisieren; Termin nur in dringendsten Fällen verlegen |

6) Abwesenheitsregister-Template

| Person | Art         | Anfang     | Ende       | Vertretung      | Status   |
|--------|-------------|------------|------------|-----------------|----------|
| RA Mueller | Urlaub  | 01.07.2026 | 14.07.2026 | RA Schmidt, RAin Weber (Mandat 312) | genehmigt |
| RAin Weber | Krank   | 15.06.2026 | offen      | RA Mueller       | laufend  |
| ReFa Bauer | Bildung | 03.09.2026 | 04.09.2026 | ReFa Klein       | genehmigt |

Vorlage unter assets/templates/abwesenheiten-register.md.

7) Datenschutz

• Diagnose-Daten nicht erfassen. Im Personalakten-Eintrag genuegt Zeitraum.
• AU-Bescheinigung ist personenbezogenes Gesundheitsdatum Art. 9 DSGVO — gesonderte Aufbewahrung.
• Mandanten erfahren keine Diagnose. Es genuegt: "RA Mueller ist erkrankt, Vertretung übernimmt RA Schmidt."
• Vertretungsanzeige an Mandanten nur mit Mandantenbezug, nicht generell.

8) Typische Fehler

1. Vertretung nicht im beA hinterlegt. Folge: Zustellungen kommen nicht an, Frist-Versaeumung.
2. Out-of-Office-Mail ohne Vertretung. Mandanten warten, Frust und ggf. Haftung.
3. Gerichtstermin in Urlaub übersehen. Folge: Saeumnis Paragraf 330 ZPO, Wiedereinsetzung Paragraf 233 ZPO nur bei Verschuldensfreiheit.
4. Bildungsurlaub-Antrag zu spaet. Bundesländer-Fristen 6-8 Wochen.
5. Krankheit über 6 Wochen nicht an Lohnbuchhaltung gemeldet. Folge: falsche Lohnabrechnung, Krankengeld-Verzug.
6. Diagnose in Personalakte. DSGVO-Verstoß.
7. Elternzeit-Anzeige ohne 7-Wochen-Vorlauf. Folge: Beginn verschiebt sich.

9) Schnittstellen

• kanzlei-allgemein-lohn-sv — bei Krankheit > 6 Wochen, Mutterschutz, Elternzeit
• kanzlei-allgemein-hr-personal — Personalakte, Resturlaubs-Konto, Vertragsfragen
• kanzlei-allgemein-fristen-monitor — Fristen-Vertretung während Abwesenheit
• kanzlei-allgemein-kanzleikalender — Termin-Vertretung und Kalender-Synchronisation
• kanzlei-allgemein-bea-journal — beA-Vertretung Paragraf 31a III BRAO
• kanzlei-allgemein-postlauf — Postzustellung und -bearbeitung während Abwesenheit
• kanzlei-allgemein-output-versand — Vertretungsanzeige in der Mandanten-Korrespondenz