mandantenakte-anlegen

Mandantenakte anlegen

Konfliktprüfung (§ 43a Abs. 4 BRAO)

Vor jeder Mandatsannahme Pflichtschritt:

• Prüfung im Mandantenstamm ob Mandat gegen einen bisherigen oder laufenden Mandanten der Kanzlei.
• Prüfung ob Mandatsannahme gegen § 3 BORA (widerstreitende Interessen) verstoesst.
• Bei Konflikt: Mandat ablehnen oder schriftliches Einverständnis aller Betroffenen.
• Prüfer-Eintrag mit Datum Initialen.

Aktennummernsystem

Empfehlung:

<Jahr>/<lfd. Nr.> (z. B. 2026/0042)

oder

<RG>-<Jahr>-<Nr> (z. B. Z-2026-0042 für Zivilrecht).

Verzeichnisstruktur

Unter ~/.claude/plugins/config/claude-fuer-deutsches-recht/kanzlei-allgemein/mandate/<az>/:

01_stammdaten/
  mandatsblatt.md
  vollmacht.docx
  vollmacht-unterschrieben.pdf
  datenschutzhinweis.md
  gwg-identifizierung.pdf
  konfliktprüfung.md
  honorarvereinbarung.docx (falls Vereinbarung)
02_eingaenge/
03_schriftsaetze/
04_anlagen/
05_fristen/
06_honorar/
  rechnungen/
  zahlungseingang.yaml
07_korrespondenz_mandant/
08_korrespondenz_dritte/
09_aktennotizen/
_archiv/

Mandatsblatt

mandat-az: 2026/0042
mandat-eroeffnet: 2026-05-20
zustaendiger-anwalt: RA Mueller
sekretariat: Frau Schmidt

mandant:
  typ: juristische-person  # juristische-person / natürliche-person / ehepaare-vergleichsweise
  name: Mueller GmbH
  anschrift: ...
  rechtsform: GmbH
  vertretungsberechtigte: Hans Mueller (Geschäftsführer)
  registergericht: HRB ... AG München
  ust-id: DE...
  steuernummer: ...

ansprechpartner:
  name: Hans Mueller
  funktion: Geschäftsführer
  telefon: ...
  e-mail: ...

mandatsumfang:
  beschreibung: Verteidigung in Zivilrechtsstreit gegen ABC GmbH (Klage)
  rechtsgebiet: Zivilrecht / Vertragsrecht
  instanz: 1. Instanz LG München
  streitwert: 35.000 EUR

honorar:
  basis: rvg  # rvg / vereinbarung
  stundensatz: 320  # bei Vereinbarung
  pkh-pruefung: nein

konfliktpruefung:
  erfolgt-am: 2026-05-20
  ergebnis: kein-konflikt
  geprueft-von: RA Mueller

Vollmacht

Vollmachtstext mit:

• Beauftragung des Rechtsanwalts der Kanzlei.
• Mandatsumfang konkret bezeichnet (Vorverfahren Klage Vergleich auch über Klageweg hinaus).
• Untervollmacht und Substituierung.
• Empfangsvollmacht für Zustellungen.
• beA-Vollmacht.
• Datum und Unterschrift des Mandanten.

Datenschutzhinweis (Art. 13 DSGVO)

Standardhinweis mit:

• Identität des Verantwortlichen (Kanzlei).
• Zweck der Verarbeitung (Mandatsdurchführung).
• Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO + § 50 BRAO Aktenführung).
• Empfänger (Gericht Behörde Steuerberater Gegenseite — je nach Bedarf).
• Speicherdauer (mindestens 6 Jahre nach Mandatsende § 50 Abs. 1 BRAO).
• Betroffenenrechte (Auskunft Berichtigung Löschung Widerspruch).

Geldwäsche-Identifizierung (§§ 10 11 GwG)

Bei Mandaten die unter GwG fallen (z. B. Immobilientransaktionen Bargeldgeschäfte ab Schwellenwert):

• Identifizierung der natürlichen Person mit Lichtbildausweis Kopie.
• Bei juristischer Person Registerauszug HRB plus wirtschaftlich Berechtigte nach Transparenzregister.
• Prüfung gegen Sanktionslisten EU und nationale.
• Prüfer-Eintrag mit Datum Initialen.

Mandantenstamm-Eintrag

In ~/.claude/plugins/config/claude-fuer-deutsches-recht/kanzlei-allgemein/mandantenstamm.yaml:

- mandant-id: M-00874
  name: Mueller GmbH
  typ: juristische-person
  mandate:
    - 2026/0042
  konfliktstatus: kein-konflikt
  letzte-pruefung: 2026-05-20

Audit

• Aktenanlage mit Audit-Eintrag (Datum Anwalt Sekretariat).
• Änderungen mit Audit-Trail.

Ausgabe

• Vollständige Aktenstruktur.
• Mandatsblatt und Pflichtdokumente.
• Eintrag im Mandantenstamm.
• Hinweis ans Fristenbuch falls Fristen sofort relevant.