Freistehender Billing-, GoBD- und E-Rechnungsworkflow (Mittelstand)
Kernsachverhalt
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Verkehr (§ 14 UStG n.F. ab 01.01.2025 für den Empfang, ab 01.01.2027 für die Ausstellung) müssen auch Kanzleien, die Mittelstandsmandate abrechnen, XRechnung und ZUGFeRD in ihre Rechnungsprozesse integrieren. Gleichzeitig verlangen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) unveränderliche, revisionssichere und vollständige Belege. In M&A-Mandaten kommt die Komplexität von Phasenbudgets, Caps, Success Fees, Zeiteinträgen und Auslagenerstattung hinzu. Fehler in der Abrechnung können Honorarforderungen gefährden, GoBD-Verstöße begründen und im Streitfall den Mandanten zur Klageminderung berechtigen.
Kaltstart-Rückfragen
- Welche Abrechnungsform gilt — Stundensatz (RVG oder Honorarvereinbarung), Phasenpauschalhonorar, Success Fee, Kombination?
- Welcher Leistungszeitraum ist abzurechnen — Phase (Signing, Closing, DD), einzelner Workstream, gesamtes Mandat?
- Wurde ein Budget vereinbart? Gibt es einen Cap? Sind Überschreitungen kommuniziert und genehmigt?
- Welche Auslagen sind entstanden — Gerichts-/Notarkosten, Reisekosten, externe Berater, Datenbankgebühren?
- Ist der Mandant ein inländisches Unternehmen (Reverse Charge irrelevant) oder grenzüberschreitend (§ 13b UStG / Art. 196 MwStSystRL)?
- Welches Rechnungsformat ist erforderlich — Standard-PDF, XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT?
- Wurden die Zeiteinträge vollständig und mit ausreichendem Narrative dokumentiert (GoBD-Anforderung)?
- Ist die Rechnungsnummer-Vergabe lückenlos und nicht rückdatiert?
- Was will der Mandant wirklich erreichen? (Nicht: was steht im Standardweg, sondern: welches Ergebnis ist fuer den Mandanten persoenlich/wirtschaftlich das beste? Manchmal ist der schnellere Vergleich besser als der formal "richtige" Weg.)
Rechtsgrundlagen
Normtexte
| Norm | Regelungsinhalt (Auszug) | |---|---| | § 14 UStG | Pflichtangaben auf Rechnungen; ab 01.01.2025: Empfangspflicht für E-Rechnungen; ab 01.01.2027 (KMU bis 2028): Ausstellungspflicht E-Rechnung im B2B | | § 14a UStG | Besondere Pflichten bei Bauleistungen, sonstigen Leistungen an Nichtunternehmer, innergemeinschaftliche Leistungen | | § 13b UStG | Reverse Charge: bei bestimmten Leistungen Steuerschuldner der Leistungsempfänger (z.B. im Ausland ansässiger Leistender) | | § 15 UStG | Vorsteuerabzug: Rechnungen mit falschen oder fehlenden Pflichtangaben berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug | | §§ 145–147 AO | Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten; Aufbewahrungsfristen; Unveränderlichkeit digitaler Belege | | GoBD (BMF-Schreiben 28.11.2019) | Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form; Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit | | XRechnung (Standard CEN EN 16931) | Europäischer Rechnungsstandard; strukturiertes XML-Format; Pflichtfelder und Validierungsregeln | | ZUGFeRD (Version 2.3) | Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (Factur-X); lesbar für Mensch und Maschine | | § 4 Abs. 1 BRAO | Anwaltliche Vergütungsvereinbarung: muss schriftlich vereinbart werden; Formvorschriften beachten | | § 49b BRAO | Verbot der Vereinbarung eines Erfolgshonorars in der Regel; Ausnahme: Inkassomandat; in M&A: Success-Fee-Gestaltung prüfen |
Leitentscheidungen
| Gericht | Az. | Datum | Leitsatz (kurz) | |---|---|---|---| | Rechtsprechung live prüfen | Live-Verifikation erforderlich | - | keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und Aussage protokollieren |
Prüfschema / Billing-Workflow
Vorab: Der untenstehende Workflow ist die typische Standardlinie. Wenn die Mandantenlage abweicht (siehe "Strategische Optionen" oben), sind die Schritte entsprechend zu verkuerzen, umzustellen oder durch ein anderes Skill zu ersetzen — der Workflow ist Leitfaden, nicht Pflichtprogramm.
| Schritt | Prüfungspunkt | Inhalt | Status | |---|---|---|---| | 1 | Zeiteinträge erfassen | Tätigkeiten, Datum, Dauer (in Stunden), Fee Earner, Phase, Workstream, Deliverable | Zeiterfassung vollständig | | 2 | Narrative formulieren | Kurz, konkret, mandatsbezogen; kein Geheimnisschutz verletzen; nicht zu allgemein | Narrative OK | | 3 | Workstream-Zuordnung | Jede Leistung Phase (LOI, DD, Signing, Closing), Workstream (Legal, Tax, Finance), Mandatsebene | Zuordnung vollständig | | 4 | Honorar-Kalkulation | Stundensatz × Stunden; Phasenpauschale; Cap-Prüfung; Überschreitung kommuniziert? | Honorarbetrag EUR [X] | | 5 | Success Fee prüfen | Zulässigkeit nach § 49b BRAO; Berechnungsbasis (Kaufpreis, EBITDA-Multiplikator); steuerliche Behandlung | Success-Fee-Status | | 6 | Auslagen erfassen | Notar, Gericht, Reise, externe Berater, Datenbanklizenzen; Belege vorhanden? | Auslagen EUR [Y] | | 7 | Umsatzsteuer prüfen | Steuersatz 19 %; Reverse Charge bei ausländischem Mandanten (§ 13b UStG); Leistungsort (§ 3a UStG) | USt-Behandlung klar | | 8 | Pflichtangaben nach § 14 UStG | Name/Adresse, Steuernummer/USt-ID, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Steuerbetrag | Pflichtangaben vollständig | | 9 | Rechnungsnummer | Lückenlos, nicht rückdatiert; keine Doppelvergabe; Nummernkreis dokumentiert | Nummernkreis OK | | 10 | E-Rechnungsformat | XRechnung (Pflicht für öffentliche Auftraggeber, ab 2027 B2B); ZUGFeRD als Alternative | Format festgelegt | | 11 | XRechnung-XML erstellen | Strukturierter Datensatz nach CEN EN 16931; Pflichtfelder prüfen; Validierung vor Versand | XML valide | | 12 | ZUGFeRD-Paket (falls nötig) | PDF/A-3 mit eingebettetem XML (Factur-X Level EXTENDED oder EN 16931); Echtheitsprüfung | ZUGFeRD fertig | | 13 | GoBD-Protokoll | Änderungslog; Storno und Korrekturrechnung dokumentieren; Unveränderbarkeit durch Zeitstempel | GoBD-konform | | 14 | DATEV-Export | CSV-kompatible Buchungsvorschläge: Buchungsdatum, Buchungstext, Betrag, Konto, Gegenkonto | Export bereit | | 15 | Versand und Archivierung | E-Rechnung per Peppol oder direkte XML-Übermittlung; Archivierung 10 Jahre (§ 147 AO) | Archiviert |
GoBD-Anforderungen im Überblick
| GoBD-Kriterium | Anforderung | Typischer Fehler | |---|---|---| | Unveränderbarkeit | Rechnung darf nach Erstellung nicht verändert werden; Korrekturen nur durch Storno + Neurechnung | Manuelles Editieren der PDF nach Versand | | Vollständigkeit | Alle Rechnungen müssen erfasst werden; kein selektives Archivieren | Fehlende Rechnungen in Buchhaltungslücken | | Ordnung | Belege müssen jederzeit auffindbar und lesbar sein; Indexierung erforderlich | Unstrukturierte E-Mail-Ablage ohne Belegkette | | Nachvollziehbarkeit | Buchungsweg vom Erstbeleg bis zum Jahresabschluss muss lückenlos sein | Fehlende Verknüpfung zwischen Zeiterfassung und Buchungsbeleg | | Zeitgerechtheit | Buchungen zeitnah vornehmen; keine systematischen Rückdatierungen | Rechnungen erst Monate nach Leistung gestellt und rückdatiert | | Aufbewahrung | 10 Jahre für Rechnungen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO) | Löschung digitaler Unterlagen nach 6 Jahren |
E-Rechnung: XRechnung vs. ZUGFeRD
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD | |---|---|---| | Format | Reines XML (UBL oder CII) | PDF/A-3 mit eingebettetem XML | | Lesbarkeit für Menschen | Nur maschinell lesbar | PDF-Teil für Menschen; XML für Maschinen | | Pflicht öffentlicher Auftraggeber | Seit 2020 | Alternativ akzeptiert | | B2B-Pflicht ab 2027 | Ja (CEN EN 16931) | Ja (als Profil EXTENDED oder EN 16931) | | Validierungstool | KoSIT Validator | Factur-X-Bibliothek |
Strategische Optionen (vor dem Template entscheiden)
Bevor das Template eins-zu-eins gefuellt wird, ist zu pruefen welche Variante zur Mandantenkonstellation passt. Das Template ist eine moegliche Form — nicht die einzige.
| Konstellation | Empfohlener Weg | |---|---| | Standard — E-Rechnung und GoB