Belegtransfer ueber DATEV Unternehmen Online
Kernsachverhalt
DATEV Unternehmen Online (DUO) ist die Standardplattform fuer Belegtransfer zwischen Mandant und StB. Mandant erfasst Belege ueber Smartphone-App, Scanner oder Mailpostfach; StB greift in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen direkt zu. Dieser Skill konkretisiert den Belegfluss und die Standard-Workflow-Konfiguration.
Kaltstart-Rueckfragen
- Welche Mandanten arbeiten bereits mit DUO?
- Welche Belegart wird transferiert?
- Welche Erfassungs-Kanaele (App, Mail, Scanner)?
- Welche OCR-Qualitaet erforderlich?
- Welche Bank-Anbindung?
- Welche eRechnung-Empfaenger?
- Welche Mandantenfreigabe-Workflow?
- Welche Archivierung GoBD-konform?
Workflow
Phase 1 — Belegerfassung
| Kanal | Anwendung | |---|---| | DATEV Upload Online (Mobile App) | Belege per Smartphone scannen | | Mailpostfach | E-Mail-Rechnungen direkt an DUO-Postfach | | Scanner | Buero-Scanner mit Standard-PDF | | eRechnung | XRechnung/ZUGFeRD direkt empfangen | | Bank-Online | PSD2-Anbindung; Bankbewegungen automatisch |
Phase 2 — OCR und Beleg-Klassifizierung
- OCR-Erkennung des Beleg-Inhalts (Lieferant, Betrag, Datum, USt).
- Automatische Klassifizierung in DATEV-Konten-Vorschlag.
- Mandantenfreigabe oder direkte Verbuchung.
Phase 3 — Buchungs-Vorschlag
- DATEV "Belege Online" / Belegcockpit zeigt Beleg-Bild und Buchungsvorschlag (Konto, USt-Schluessel, Buchungstext) nebeneinander an.
- Sachbearbeiter prueft den Vorschlag, korrigiert ggf. die Kontierung und gibt frei.
- Bei manueller Klaerung wird die Mandantenanfrage ueber das DUO-Postfach gestellt (revisionssichere Dokumentation).
- Konkrete Menue-Pfade in der aktuellen DATEV-Programmversion ggf. abweichend.
Phase 4 — Bank-Anbindung
- Bank-Online ueber PSD2.
- Bankbewegungen automatisch.
- Zuordnung zu Belegen ueber Verwendungszweck.
Phase 5 — eRechnungs-Empfang
- DUO mit eRechnungs-Postfach.
- XRechnung/ZUGFeRD-Auswertung.
- Automatische Verbuchung moeglich.
Phase 6 — Archivierung
- GoBD-konform im Originalformat.
- 10 Jahre Aufbewahrung.
- Belege im Mandanten-Online-Postfach.
Output
- Konfigurierter Belegfluss DUO.
- Buchungen mit Belegverknuepfung.
- GoBD-konforme Archivierung.
Strategie und Praxis-Tipps
- DUO + DATEV Upload Online = Killer-Kombination fuer effizienten Belegfluss.
- OCR-Qualitaet variabel — Kontrolle durch Sachbearbeiter bleibt Pflicht.
- Bei vielen kleinen Belegen: Mandant taeglich scannen, Sachbearbeiter woechentlich pruefen.
- Bei eRechnungs-Empfang: Automatisierung Hebel.
- DATEV-Tipp: DATEV Upload Online mit GoBD-konformer Mandanten-Schulung.
Querverweise
stb-online-portal-datev-mandantenshop— DUO.stb-erechnung-pflicht-b2b-2025-2026— eRechnung.stb-pruefliste-belegabgabe-monatlich— Belegabgabe.stb-datev-bwa-modul-bedienen-tipps— DATEV.
Quellen und Updates
Stand: 05/2026.
- AO §§ 146, 147.
- BMF v. 28.11.2019 zu GoBD.
- DATEV Unternehmen Online und "Belege Online" Dokumentation (aktuelle Version pruefen).
- Verifikations-Hinweis: konkrete Programmpfade und Modul-Bezeichnungen ggf. abweichend in aktueller DATEV-Version.