stb-bwa-mandantenreport-monatlich

Monatlicher Mandantenreport

Kernsachverhalt

Ein Mandantenreport ist die kuratierte Aufbereitung aller Auswertungen eines Monats: BWA, Kennzahlen, OPOS-Status, Lohnsumme, Liquiditaetsstand. Statt 5 einzelne PDFs erhaelt der Mandant ein 4-Seiten-Dokument: Cover mit Hauptaussagen, BWA-Block, Kennzahlen-Block, Empfehlungsblock. Der Report standardisiert die Kanzlei-Kommunikation, erhoeht die Mandantenbindung und reduziert Rueckfragen.

Kaltstart-Rueckfragen

1. Welcher Mandant — Solo, KMU, Mittelstand?
2. Welche Detailtiefe — Standard (4 Seiten) oder erweitert (10 Seiten)?
3. Welche Kennzahlen sind dem Mandanten wichtig?
4. Welche Zusatzthemen einmonatlich (USt, Lohn, Investition)?
5. Liegt eine Mandanten-CI vor (Logo, Farbe)?
6. Welche Anrede (Sie/Du; gendergerecht)?
7. Welcher Versandkanal — E-Mail mit PDF-Anhang, DATEV Unternehmen Online, gedruckt per Post?
8. Welche Eskalation bei Krisensignalen (markiert, Anschreiben)?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis.

§ 57 StBerG — Gewissenhaftigkeit.

§ 102 StaRUG — Hinweispflicht; im Monatsreport zu kommunizieren.

§ 90 AO — Mitwirkungspflicht Mandant; im Report Massnahmen-Plan.

DSGVO Art. 32 — Sicherheit der Verarbeitung; verschluesselte Uebertragung.

Standards

• DStV-Praxisleitfaden Mandantenkommunikation.
• BStBK Berufsrichtlinien.
• IDW PS 480.

Workflow

Phase 1 — Standard-Struktur

SEITE 1: COVER
- Mandantenlogo (links oben)
- Berichtsperiode (Monat / Jahr)
- 3 Hauptaussagen ("Auf einen Blick")
- Ampel-Status (Gruen/Gelb/Rot)
- Inhaltsverzeichnis

SEITE 2: BWA-BLOCK
- BWA-Hauptzahlen (5 Bloecke + Ergebnis)
- Vorjahresvergleich
- Kumulierter Jahresvergleich
- Erlaeuterung wesentliche Abweichungen

SEITE 3: KENNZAHLEN-BLOCK
- Liquiditaet 1./2./3. Grades
- EBIT-/EBITDA-Marge
- Eigenkapitalquote
- Branchenvergleich (falls verfuegbar)
- OPOS-Uebersicht (Top-Forderungen, Top-Verbindlichkeiten)

SEITE 4: EMPFEHLUNGSBLOCK
- 3-5 Handlungsempfehlungen
- Massnahmen-Tabelle mit Verantwortlich/Termin
- Eskalationen (Krisensignale, Hinweise)
- Anschluss-Termine (naechste Auswertung, Quartalsgespraech)
- Kontaktdaten Steuerberater

Phase 2 — Datenintegration

• BWA aus DATEV/Addison ueber Export.
• Kennzahlen aus Kennzahlen-Modul.
• OPOS aus OP-Verwaltung.
• Lohn aus Lohnprogramm.
• Liquiditaet aus Liquiditaetsplanung.

Phase 3 — Cover-Aussagen formulieren

• 3 Hauptaussagen pro Monat (z.B. "Umsatz plus 12 Prozent gegenueber Vorjahr", "Personalkostenquote stabil bei 38 Prozent", "Liquiditaet 1. Grades stabil bei 18 Prozent").
• Klar, kurz, nicht ueber-positiv (Vertrauensbildung durch Realismus).
• Bei Krisensignalen: Hauptaussage rot markiert.

Phase 4 — Empfehlungsblock

• Konkret und umsetzbar.
• Mit Verantwortlichkeit (Mandant, StB, Bank).
• Mit Termin (z.B. "bis 15. Folgemonat klaeren").
• Keine Rechtsberatung (§ 5 RDG).

Phase 5 — Layout und Versand

• Einheitliche Vorlage (PowerPoint oder Word-Template).
• Mandantenlogo eingebunden.
• PDF-Export verschluesselt.
• Versand via DATEV Unternehmen Online oder E-Mail mit Passwort.

Phase 6 — Feedback und Iteration

• Monatlich Mandanten-Feedback einsammeln.
• Iteratives Verbessern des Reports.
• Standardisierung in der Kanzlei (Template-Library).

Output

• 4-seitiger Mandantenreport als PDF.
• Versandprotokoll im Mandantenakte.
• Wiedervorlage fuer Folgemonat.

Strategie und Praxis-Tipps

• Standardisierter Report ist Kanzlei-Differenzierungsmerkmal — viele Steuerberater versenden noch nackte BWA, der Report hebt sich ab.
• Template-Library pflegen: 3-5 Varianten je nach Mandantentyp (Solo, KMU, Mittelstand).
• Bei wesentlichen Aenderungen Mandant per Telefon kurz vorabinformieren.
• StBVV: Reportgestaltung Zusatzauftrag oder Pauschalvereinbarung; nicht in Standard-Buchfuehrungspauschale.
• DATEV-Tipp: DATEV Praesentation-Modul mit Vorlagen; bei Vollindividualisierung Excel/PowerPoint.
• Mandantenwunsch in Erstgespraech klaeren: Detailtiefe, Frequenz, Versandkanal.

Querverweise

• stb-bwa-aufbau-grundlagen — BWA-Grundlagen.
• stb-bwa-erlaeuterungstext-mandant — Erlaeuterungstext.
• stb-routine-monatsabschluss-30-tage-zyklus — Monatsabschluss-Routine.
• stb-bwa-mandantengespraech-uebergabe — Quartalsgespraech.
• stb-mandantenkommunikation-bwa-uebergabe-quartal — Quartalsbesprechung.
• stb-bwa-sus-bilanz-pruefung — Krisenfrueherkennung BWA/SuSa/Bilanz.

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

• StBerG §§ 33, 57.
• StaRUG § 102.
• DSGVO Art. 32.
• DStV-Praxisleitfaden Mandantenkommunikation.
• IDW PS 480.