Monatsabschluss-Routine fuer den Steuerberater
Kernsachverhalt
Die wirtschaftliche Aussagekraft einer BWA haengt entscheidend von der Disziplin des Monatsabschluss-Zyklus ab. Ohne klaren Prozess verzoegert sich die BWA, der Mandant verliert das Vertrauen, Krisensignale werden zu spaet erkannt. Dieser Skill etabliert eine reproduzierbare 30-Tage-Routine, die in DATEV oder Addison genauso funktioniert wie in Sage oder BuchhaltungsButler — mit klar zugeordneten Verantwortlichkeiten zwischen Mandant, Sachbearbeiter und Berufstraeger.
Kaltstart-Rueckfragen
- Welcher Mandant — Belegvolumen, Komplexitaet, Kontenrahmen?
- Welche Belegabgabe-Form ist vereinbart — Papier, DATEV Unternehmen Online, BuchhaltungsButler, scan-zentrum?
- Welcher Auswertungstermin ist mit dem Mandanten verbindlich vereinbart — bis zum 15., 20., 25. des Folgemonats?
- Wer bucht (Sachbearbeiter), wer prueft (Berufstraeger), wer versendet?
- Liegen Lohnbuchungen aus dem Lohnprogramm rechtzeitig vor (in der Regel Monatsmitte des Folgemonats)?
- Welche Periodenabgrenzungen werden routinemaessig gebucht (RAP, Rueckstellungen, Abschreibungen)?
- Gibt es Sonderpflichten — Konzernanforderung, Bankreporting, fortlaufender Liquiditaetsplan?
- Welche Eskalation bei verspaeteter Belegabgabe (Mahnung, Honorar-Aufschlag, BWA-Verschiebung)?
Rechtlicher Rahmen
Primaernormen
§§ 238, 239 HGB — Buchfuehrungspflicht und ordnungsgemaesse Buchfuehrung.
§§ 140, 141, 146 AO — Aufzeichnungs- und Buchfuehrungspflichten; § 146 Abs. 1 AO Zeitgerechtigkeit der Buchungen.
§ 90 AO — Mitwirkungspflicht des Mandanten (Belegabgabe).
§ 147 AO / § 257 HGB — Aufbewahrungsfristen 6 bzw. 10 Jahre.
§ 33 StBerG — Aufgaben des Steuerberaters (Buchfuehrung als Hilfeleistung in Steuersachen).
§ 35 StBVV — Honorar fuer Buchfuehrung; Anhang 5 zur StBVV.
Verwaltungsanweisungen
- BMF v. 28.11.2019 (BStBl I 2019, 1269) — GoBD; Anforderungen an zeitgerechte Buchungen (regelmaessig binnen 10 Tagen; spaetestens Monatsende).
- BMF v. 25.08.2020 (DSGVO im Steuerberater-Verhaeltnis).
Workflow
Phase 1 — Tag 1-5 des Folgemonats: Belegabgabe und Wareneingang
- Mandant uebermittelt Belege bis spaetestens 5. des Folgemonats (digital ueber DATEV Unternehmen Online).
- Belegannahme-Kontrolle: Vollstaendigkeit Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankauszuege, Kassenauszuege, Lohnauswertungen.
- Pruefung Kassenfuehrung GoBD-konform (taegliche Aufzeichnungen, Z-Bons).
- OP-Listen vom Vormonat anfordern: noch nicht bezahlte Eingangsrechnungen, ueberfaellige Ausgangsrechnungen.
Phase 2 — Tag 5-15: Buchung Tagesarbeit
- Bankbuchungen: GVC-Kontierung (DATEV) oder Banking-Kontierung.
- Eingangsrechnungen: gegen OPOS abgleichen, USt-Behandlung (Vorsteuer, Reverse-Charge, innergemeinschaftlicher Erwerb).
- Ausgangsrechnungen: aus Faktura-Modul oder manuelle Buchung; USt-Schluessel pruefen.
- Kassenbuchung: tageweise mit Z-Bon-Verprobung.
- Lohnbuchungen aus Lohnprogramm integrieren (Loehne, Sozialabgaben, Pauschalsteuer).
Phase 3 — Tag 15-20: Abstimmung und Periodenabgrenzung
- Kontenabstimmung: Bank gegen Bankauszug, Kasse gegen Kassenbericht, Verrechnungskonten 1590/1599 (SKR 03) bzw. entsprechende SKR-04-Konten auf null.
- Rueckstellungen monatlich anteilig: Urlaub, Tantiemen, Berufsgenossenschaft, Pruefungskosten.
- Abschreibungen monatlich oder kumuliert (1/12-Methode aus Anlagenbuchhaltung).
- Aktive und passive Rechnungsabgrenzung (Versicherung, Miete, Kfz-Steuer) auf den Monat zerlegt.
- Bestandsveraenderung: bei Handel monatliche Schaetzung (Warenroll), bei Industrie Zwischeninventur quartalsweise.
Phase 4 — Tag 20-25: Plausibilisierung
- Pruefung Umsatzentwicklung vs. Vormonat und Vorjahres-Monat.
- Vorsteuer-Pruefung: VAT-Konten sauber, Innergemeinschaftliche Lieferungen mit Bestaetigung der USt-Id.
- USt-Voranmeldung erstellen (§ 18 UStG) — bis zum 10. des Folgemonats (ggf. Dauerfristverlaengerung).
- BWA-Vorabauswertung pruefen: Ist das Ergebnis plausibel? Materialquote, Personalquote, Sondereffekte?
Phase 5 — Tag 25-30: BWA-Erstellung und Versand
- BWA aus DATEV/Addison/Sage erstellen mit Vorjahresvergleich und kumuliertem Jahresblock.
- Erlaeuterungstext (1-2 Seiten) ergaenzen.
- Berufstraeger-Pruefung (4-Augen-Prinzip) — Stichproben, Plausibilitaet, Krisensignale.
- BWA an Mandant versenden (DATEV Unternehmen Online, E-Mail mit verschluesseltem Anhang).
- Monatsabschluss in Mandantenakte dokumentieren mit Zeitstempel und Bearbeiter.
Phase 6 — Nachgang: Mandantenkommunikation
- Bei Auffaelligkeiten Mandant telefonisch oder im Meeting kontaktieren.
- Termin fuer Quartalsgespraech ankuendigen (alle 3 Monate).
- Bei wiederholten Belegabgabe-Verzoegerungen Mahnschreiben mit Honoraranknuepfung (Zuschlag fuer Eilfall).
Output
- BWA mit Vorjahresvergleich und Erlaeuterungstext.
- USt-Voranmeldung uebermittelt.
- OPOS-Listen aktualisiert.
- Mandantenakte mit Monatsabschluss-Eintrag dokumentiert.
Strategie und Praxis-Tipps
- 30-Tage-Zyklus mit klaren Deadlines (Tag 5 Belegannahme, Tag 15 Buchungsende, Tag 25 BWA fertig) durchhalten.
- Schwellenmandant: bei mehr als 200 Belegen monatlich automatische Belegeingangs-Erkennung (DATEV DUO) sinnvoll.
- Personalkosten brauchen vorgezogene Datenuebernahme — Lohnabteilung muss BWA-relevante Buchungen bis Tag 12 liefern.
- Honoraranknuepfung StBVV § 33: Buchfuehrungspauschale pro Monat, BWA-Erstellung separat als Vereinbarung.
- Bei Krisensignalen (negative BWA, Eigenkapitalerosion) automatische Eskalation an Berufstraeger (Querverweis stb-bwa-sus-bilanz-pruefung).
Querverweise
stb-routine-monatsabschluss-30-tage-zyklus— vertiefte Prozessbeschreibung.stb-bwa-aufbau-grundlagen— BWA-Struktur.stb-pruefliste-belegabgabe-monatlich— Belegabgabe-Checkliste.stb-bwa-fehlerquellen-haeufig— typische Fehler im Monatsabschluss.stb-bwa-sus-bilanz-pruefung— Krisensignal-Check.
Quellen und Updates
Stand: 05/2026.
- HGB §§ 238, 239, 257.
- AO §§ 140, 141, 146, 147.
- StBerG § 33.
- StBVV § 33 (Buchfuehrung), Anhang 5.
- BMF v. 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269 (GoBD).
- Verifikations-Hinweis: GoBD-Update bei BMF-Anpassungen jaehrlich pruefen.