stb-erechnung-pflicht-b2b-2025-2026

eRechnung-Pflicht B2B seit 01.01.2025

Kernsachverhalt

Seit 01.01.2025 sind alle inlaendischen B2B-Unternehmer verpflichtet, eRechnungen empfangen zu koennen (§ 14 Abs. 1 i.V.m. Abs. 2 UStG n.F., Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024, BMF-Schreiben vom 15.10.2024). Die Versandpflicht ist demgegenueber gestaffelt: Bis 31.12.2026 duerfen Rechnungen weiterhin als PDF/sonstige elektronische Form mit Empfaengerzustimmung versendet werden; bis 31.12.2027 bleibt dies fuer Kleinunternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR moeglich. Ab 01.01.2028 ist der eRechnungs-Versand zwischen inlaendischen Unternehmern verbindlich. Akzeptierte Formate: XRechnung (CIUS-konform, reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Hybridformat). Der Steuerberater muss Mandanten ueber die Pflicht informieren und insbesondere die Empfangsbereitschaft sicherstellen.

Kaltstart-Rueckfragen

1. Welche Umsatzgroesse hat der Mandant (Uebergangsfristen)?
2. Welche Kunden — B2B (eRechnung-pflichtig) oder B2C (PDF weiterhin moeglich)?
3. Welche Lieferanten senden bereits eRechnungen?
4. Welche ERP/Faktura-Software wird genutzt?
5. Welche Empfangs-Adresse (Mail-Postfach oder Peppol)?
6. Welche Archivierung GoBD-konform?
7. Welche Format-Praeferenz XRechnung vs. ZUGFeRD?
8. Welche Mandanten-Beratungsbedarf?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG n.F. — Definition eRechnung als strukturiertes elektronisches Format gemaess EN-16931.

§ 14 Abs. 2 UStG n.F. — Ausstellungspflicht in eRechnungsform zwischen inlaendischen Unternehmern (mit Uebergangsregeln § 27 Abs. 38 UStG).

§ 27 Abs. 38 UStG n.F. — Uebergangsregeln (sonstige Rechnungsform bis 31.12.2026 / 31.12.2027 fuer Kleinunternehmer mit Umsatz <= 800.000 EUR).

§ 33 UStDV, § 34 UStDV — Ausnahmen (Kleinbetrag, Fahrausweis).

Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 — BGBl. I 2024 Nr. 108.

EU-RL 2014/55/EU — eRechnungs-Standard EN-16931.

Verwaltungsanweisungen

• BMF v. 15.10.2024, GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 — Einfuehrungsschreiben zur obligatorischen eRechnung ab 01.01.2025 (verfuegbar unter bundesfinanzministerium.de).
• BMF v. 15.10.2025, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 — Zweites (klarstellendes) Schreiben mit Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses; unterscheidet Format- und Inhaltsfehlerklassen, definiert Pflichten des Empfaengers und Validierungsempfehlung des Senders (verfuegbar unter bundesfinanzministerium.de).
• BMF v. 22.06.2023 ViDA (Hintergrund).

Workflow

Phase 1 — Geltungsbereich (Wachstumschancengesetz 2024)

| Phase | Zeitraum | Pflicht | |---|---|---| | Empfang | Ab 01.01.2025 | Alle inlaendischen B2B-Unternehmer (zwingende Empfangsbereitschaft, ohne Schwellenwert) | | Versand sonstige elektr. Rechnungen | 01.01.2025 - 31.12.2026 | Versand als PDF / sonstige elektronische Form weiter zulaessig, sofern Empfaengerzustimmung | | Versand sonstige elektr. Rechnungen, Kleinunternehmer | 01.01.2025 - 31.12.2027 | Verlaengert fuer Rechnungsausstellung durch Unternehmer mit Vorjahresumsatz <= 800.000 EUR | | eRechnung-Versand vollumfaenglich | Ab 01.01.2028 | Verbindlich; PDF/Papier zwischen inlaendischen Unternehmern nicht mehr ausreichend | | Ausgenommen | dauerhaft | Kleinbetragsrechnungen § 33 UStDV (bis 250 EUR), Fahrausweise § 34 UStDV, B2C-Rechnungen |

Stand BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (IV D 2 - S 7287-a/23/10001:007); Aktualisierungen laufend ueber bzst.de und BMF-Newsletter abrufen.

Phase 2 — Format-Wahl

| Format | Eigenschaften | |---|---| | XRechnung | Reines XML nach CIUS der KoSIT; Standard fuer oeffentliche Auftraggeber (E-Rech-VO Bund seit 27.11.2020) | | ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | Hybridformat PDF/A-3 mit eingebettetem XML; menschen- und maschinenlesbar; ab Profil EN-16931 eRechnung-konform | | Sonstige (z.B. EDIFACT) | Nur zulaessig, wenn EN-16931-konforme strukturierte Rechnungsdaten enthalten / extrahierbar sind |

Hinweis: Das ZUGFeRD-Profil MINIMUM und BASIC-WL sind nicht eRechnung-konform i.S.d. § 14 Abs. 1 S. 6 UStG.

Phase 3 — Empfangs-Setup

• Mailpostfach fuer eRechnung definieren.
• Peppol-Anschluss (selten in DACH; wachsend).
• DATEV Empfang ueber DUO oder externes Tool (z.B. Inposia, Coupa).

Phase 4 — Versand-Setup

• Faktura-Software mit eRechnungs-Ausgabe in XRechnung (XML) und/oder ZUGFeRD (PDF/A-3 + XML).
• Datenmapping: Konten- und Stammdaten zu den Pflichtfeldern nach EN-16931 (BT-Felder); insbesondere Leitweg-ID bei B2G-Rechnungen.
• Test-Rechnungen mit Lieferanten / Kunden vor Echtbetrieb (Validierung ueber KoSIT-Validator fuer XRechnung).

Phase 5 — Archivierung

• GoBD-konforme Archivierung im Originalformat XML.
• 10 Jahre Aufbewahrung.
• Lesbarkeitserhaltung.

Phase 6 — Mandanten-Information

Mustertext fuer den Mandantenrundbrief (anzupassen an Mandantenstruktur):

Sehr geehrte Damen und Herren,

seit dem 01.01.2025 sind alle inlaendischen B2B-Unternehmer verpflichtet,
eRechnungen empfangen zu koennen (§ 14 UStG i.V.m. Wachstumschancengesetz).
Eine reine PDF-Rechnung erfuellt nicht mehr die Anforderungen an eine eRechnung;
ein Vorsteuerabzug kann gefaehrdet sein.

Wir bitten Sie, folgende Schritte zu pruefen:
1. Empfangs-E-Mail-Adresse fuer eRechnungen festlegen
   (z.B. rechnungen@ihre-firma.de) und Lieferanten mitteilen.
2. Buchhaltungssoftware auf eRechnungs-Empfang konfigurieren
   (XRechnung XML / ZUGFeRD ab Profil EN-16931).
3. GoBD-konforme Archivierung im Originalformat XML sicherstellen.
4. Bis 31.12.2026 (bzw. 31.12.2027 fuer Mandanten mit Umsatz <= 800.000 EUR)
   kann der Versand weiterhin als PDF mit Empfaengerzustimmung erfolgen;
   ab 01.01.2028 ist der eRechnungs-Versand zwingend.

Fuer die Einrichtung des Empfangs- und Versand-Workflows beraten wir Sie gerne.

Mit freundlichen Gruessen
[StB-Kanzlei]

• Konfigurationsberatung als separater Auftrag nach § 13 StBVV (Beratungstaetigkeit) oder Pauschalvereinbarung nach § 14 StBVV.
• Bei kleineren Mandanten Software-Empfehlung (z.B. DATEV Unternehmen Online, ZUGFeRD-faehige Faktura-Loesungen).

Output

• Konfiguration Empfang/Versand eRechnung.
• Archivierungs-Routine.
• Mandanten-Information.

Strategie und Praxis-Tipps

• Die wichtigste Stufe ist seit 01.01.2025 die Empfangsbereitschaft — ohne sie kann ein eRechnungs-pflichtiger Lieferant nicht ordnungsgemaess abrechnen, der Mandant verliert ggf. den Vorsteuerabzug.
• Mindest-Empfangsweg ist ein E-Mail-Postfach, das XML-/PDF-Anhaenge bis ueblicher Groesse annimmt; ein dediziertes eRechnungs-Postfach erleichtert Workflow und GoBD-Archivierung.
• ZUGFeRD eignet sich als Einstiegsformat fuer Mittelstand und Kleinunternehmer (PDF bleibt fuer den Anwender lesbar). XRechnung ist Pflichtformat im B2G-Verkehr mit Bundesstellen (E-Rech-VO seit 27.11.2020) und in einigen Laendern.
• DATEV-Hinweis: In DATEV Unternehmen Online laesst sich der eRechnungs-Empfang ueber das Postfach "Eingangsrechnungen" und das ZUGFeRD-Auswertungsmodul konfigurieren; konkrete Programmpfade in DATEV-Onlinehilfe und Versionshinweisen nachschlagen.
• StBVV: Konfigurationsberatung als Beratungsleistung gem. § 21 StBVV oder Pauschalvereinbarung gem. § 14 StBVV (Mandanten frueh per Rundschreiben informieren — Mustertext im Skill stb-mandantenanfrage-reaktion-frist-laufend).

Querverweise

• stb-belegtransfer-datev-unternehmen-online — Belegtransfer.
• stb-online-portal-datev-mandantenshop — DUO.
• stb-pruefliste-belegabgabe-monatlich — Belegabgabe.

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

• UStG §§ 14, 27 Abs. 38; UStDV §§ 33, 34.
• Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 (BGBl. I 2024 Nr. 108).
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024, GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 (Einfuehrungsschreiben).
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (Zweites Anwendungsschreiben, Anpassung UStAE).
• EU-RL 2014/55/EU; Norm EN-16931.
• KoSIT XRechnung-Spezifikation Version 3.0.2 (Stand: Winter 2025/26, gueltig ab 31.01.2026; jeweils aktuelle Fassung unter