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Lohn-Mandantenaufnahme — Onboarding

Kernsachverhalt

Die Aufnahme eines neuen Lohn-Mandanten ist organisatorisch anspruchsvoll: Stammdaten zum Arbeitgeber und allen Arbeitnehmern, SV-Nummern, Steuer-IDs, ELStAM-Abruf, Berufsgenossenschaft, ggf. Versorgungswerk. Fehlende oder fehlerhafte Stammdaten fuehren zu spaeter aufwendigen Korrekturen. Der Steuerberater nutzt eine Standard-Checkliste, die in DATEV LODAS, Lohn und Gehalt oder einem aequivalenten Programm zu hinterlegen ist.

Kaltstart-Rueckfragen

1. Welche Rechtsform und Branche des Mandanten?
2. Wie viele Arbeitnehmer (Stammbelegschaft, geringfuegig, Werkstudenten)?
3. Welches Vorprogramm bzw. Vorberater (Datenuebernahme moeglich)?
4. Welcher Lohnsteuer-Anmelde-Zeitraum (monatlich, vierteljaehrlich, jaehrlich)?
5. Bestehen ueberbetriebliche Tarifvertraege?
6. Gibt es eine Betriebsvereinbarung zu Loehnen, Tantiemen, bAV?
7. Welche Berufsgenossenschaft ist zustaendig?
8. Gibt es Sondervergueteungen (Sachbezuege, Dienstwagen, JobRad, bAV)?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§ 41a EStG — Anmeldung und Abfuehrung Lohnsteuer.

§ 28a SGB IV — SV-Meldungen Arbeitgeber.

§ 14 SGB IV — Arbeitsentgelt-Definition.

§ 8 SGB IV — geringfuegige Beschaeftigung.

§ 1 LStDV — Anwendungsbereich.

§ 19 EStG — Einkuenfte aus nichtselbstaendiger Arbeit.

§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis (Lohnsteuer-Hilfeleistung).

§ 35 StBVV — Honorar Lohnbuchfuehrung.

Standards

• DATEV-Stammdaten-Pruefliste.
• DEUEV (Datenerfassungs- und -uebermittlungsverordnung).
• Gemeinsame Rundschreiben Spitzenverbaende Krankenkassen.

Workflow

Phase 1 — Arbeitgeber-Stammdaten

| Stammdaten-Feld | Quelle / Pruefung | |---|---| | Firma, Rechtsform, Sitz | Handelsregister-Auszug | | Steuer-Nr und Steuer-Id | Finanzamtsbescheid | | Betriebsstaetten-Nummer (BSN) | Bundesagentur fuer Arbeit | | Berufsgenossenschaft + Mitgliedsnummer | BG-Bescheid | | Krankenkassen-Schluessel | Krankenkasse | | Versorgungswerk (falls einschlaegig) | Berufsverband | | Tarifvertrag | DGB / Verband | | Lohnsteuer-Anmeldungs-Zeitraum | FA-Festlegung |

Phase 2 — Arbeitnehmer-Stammdaten

| Stammdaten je AN | Quelle | |---|---| | Vorname, Nachname, Geburtsdatum | Personalausweis-Kopie | | Steuer-Id (11-stellig) | Mitteilung Bundeszentralamt | | Sozialversicherungs-Nr | SV-Ausweis | | Krankenkasse | KK-Wahl-Bescheid | | Steuerklasse, Kinderfreibetrag | ELStAM-Abruf | | Konfession (KiSt-Pflicht) | ELStAM | | Adresse | Anmeldebescheinigung | | Beschaeftigungsbeginn / Eintrittsdatum | Arbeitsvertrag | | Vereinbarte Arbeitszeit | Arbeitsvertrag | | Brutto-Gehalt | Arbeitsvertrag | | Sonderleistungen | Arbeitsvertrag, BV |

Phase 3 — ELStAM-Abruf

• ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale): zentraler Abruf der LSt-Merkmale beim BZSt (§ 39e EStG).
• Voraussetzung: Steuer-Id (11-stellig) des AN.
• Abrufschluessel: AG-Steuer-Nr (FA-Schluessel + AG-Nr) und Geburtsdatum des AN.
• Abruf-Zeitpunkt: vor der ersten Lohnabrechnung, in DATEV LODAS unter Mandant → Mitarbeiterverwaltung → ELStAM-Anmeldung; bei DATEV Lohn und Gehalt unter Stamm → ELStAM-Verfahren. Ruecklauf in der Regel binnen Sekunden.
• Erst-Anmeldung mit Anlassgrund "Beginn der Beschaeftigung"; Folgemonatlich automatische Aktualisierung bei Aenderungen (Steuerklasse, KiFB, KKB).

Phase 4 — SV-Anmeldung

• Anmeldung des Arbeitnehmers bei der Krankenkasse (zugleich fuer RV und PV).
• Meldung Beschaeftigungsbeginn binnen 6 Wochen (§ 28a SGB IV).
• Bei Minijob: Anmeldung bei Minijob-Zentrale (Knappschaft-Bahn-See).
• Sofortmeldung in Sonderbranchen (§ 28a Abs. 4 SGB IV): Bau, Gaststaette, Fleischwirtschaft.

Phase 5 — Berufsgenossenschaft

• Mitgliedsnummer BG.
• Gefahrtarif und Beitragssatz.
• Lohnnachweis erstmalig im Folgejahr (Februar).
• Vorausabhebung BG-Beitrag im laufenden Jahr.

Phase 6 — Probelauf und Freigabe

• Erste Lohnabrechnung als Probelauf erstellen.
• Mit Mandant durchsprechen, Stammdaten bestaetigen.
• Erste Lohnsteuer-Anmeldung und SV-Meldung.
• Mandantenakte mit allen Unterlagen aufbauen.

Output

• Vollstaendige Stammdaten in DATEV LODAS / Lohn und Gehalt.
• ELStAM-Abruf erfolgreich.
• SV-Anmeldungen verschickt.
• Lohn-Mandantenakte aufgebaut.

Strategie und Praxis-Tipps

• Onboarding-Checkliste konsequent durchgehen — vergessene Stammdaten kosten spaeter erheblich Zeit.
• ELStAM-Abruf rechtzeitig — bei Fehlern keine Abrechnung moeglich.
• Bei Konzern-Mandanten: zentrale Konsistenz pruefen (gleiche Konto-Nummern, Kostenstellen).
• Mandantenvereinbarung schriftlich — Lohnbuchfuehrung StBVV § 35 separater Auftrag.
• Erstes Lohn-Jahr immer mit Stichproben pruefen (Sachbezuege, Pauschalsteuer, SV-Klassifikation).
• DATEV-Tipp: DATEV LODAS Mandanten-Anlage mit Pruefliste; bei Datenuebernahme aus Vorprogramm (z.B. Lexware) erweiterte Pruefung.

Querverweise

• stb-lohn-arbeitsvertrag-pruefung-lohn-relevant — Arbeitsvertrag.
• stb-lohn-meldungen-sv-elstam-zugang — SV/ELStAM.
• stb-lohn-sv-beitraege-grundlagen — SV-Grundlagen.
• stb-lohn-sv-meldungen-dakota-svnet — DAKOTA/sv.net.
• stb-datev-lohn-modul-lodas-luh — DATEV LODAS.
• stb-mandanten-onboarding-checkliste-vollservice — Vollservice-Onboarding.

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

• EStG §§ 19, 41a; LStDV § 1.
• SGB IV §§ 8, 14, 28a.
• StBerG § 33, StBVV § 35.
• DEUEV.
• Gemeinsame Rundschreiben Spitzenverbaende KK.