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Mandanten-Onboarding-Checkliste Vollservice

Kernsachverhalt

Bei der Mandatsannahme sind zahlreiche Dokumente, Vollmachten, Vereinbarungen und Stammdaten zu erfassen. Eine standardisierte Checkliste sichert, dass nichts vergessen wird — und schuetzt den Steuerberater vor Haftungsrisiken (z.B. unklare Auftragsumfang).

Kaltstart-Rueckfragen

1. Welcher Mandantentyp — Einzelunternehmer, Personengesellschaft, GmbH, Konzern?
2. Welcher Leistungsumfang — Buchfuehrung, Lohn, Jahresabschluss, Steuererklaerungen, Beratung?
3. Welcher Vorberater (Datenuebernahme)?
4. Welche Software-Schnittstellen (DATEV Unternehmen Online)?
5. Welche Vollmachten brauchen es (Finanzamt, DRV, Krankenkasse, BG)?
6. Welche AVV / DSGVO-Vereinbarungen?
7. Welche Mandatsvereinbarung (Pauschal, Zeithonorar, Mischmodell)?
8. Welche Mandantenkontakte (Buchhaltung, GF, Personalleitung)?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis.

§ 57 StBerG — Gewissenhaftigkeit.

§ 4 StBVV — Auftrag erteilt.

§ 80 AO — Vollmacht.

DSGVO Art. 28 — Auftragsverarbeitung (AVV).

§ 67 StBerG — Berufshaftpflicht.

Workflow

Phase 1 — Mandatsannahme

ONBOARDING-CHECKLISTE
Mandant: [Firma / Person]
Mandatsbeginn: [Datum]

A. MANDATSDOKUMENTE
[ ] Mandatsvereinbarung unterzeichnet
[ ] Honorarvereinbarung (Pauschal, Zeit, Gegenstandswert)
[ ] Allgemeine Auftragsbedingungen mitgegeben
[ ] AVV nach DSGVO Art. 28
[ ] Datenschutzhinweise gem. Art. 13 DSGVO ausgehaendigt

B. VOLLMACHTEN
[ ] Vollmacht Finanzamt (§ 80 AO) - alle relevanten Steuerarten
[ ] Vollmacht DRV (SV-Pruefung)
[ ] Vollmacht Krankenkassen
[ ] Vollmacht BG
[ ] Vollmacht IHK/lizenzpflichtige Literaturquelle (Veroeffentlichung)
[ ] Bestellung Empfangsbevollmaechtigter beim FA

C. STAMMDATEN
[ ] Handelsregister-Auszug
[ ] Gesellschaftsvertrag (GmbH)
[ ] Eintrittsdatum aller Gesellschafter
[ ] Steuer-Nr und Steuer-Id
[ ] Bankkonten-Liste
[ ] Adressen, Telefonnummern, Mailadressen
[ ] Ansprechpartner Funktionen

D. SCHNITTSTELLEN
[ ] DATEV Unternehmen Online Konto eingerichtet
[ ] Bank-Online-Banking-Schnittstelle
[ ] eRechnungsempfang konfiguriert
[ ] Lohnprogramm-Schnittstelle (LODAS, externes Lohn)
[ ] BG/Krankenkasse-Zertifikate

E. BUCHFUEHRUNG
[ ] Kontenrahmen festgelegt (SKR 03 / SKR 04)
[ ] BWA-Form ausgewaehlt
[ ] Belegtransfer-Verfahren vereinbart
[ ] Zustaendigkeiten Sachbearbeiter

F. LOHN (falls vereinbart)
[ ] AN-Liste komplett
[ ] ELStAM-Abruf erfolgreich
[ ] SV-Anmeldungen
[ ] Lohnsteuer-Anmelde-Zeitraum
[ ] Berufsgenossenschaft

G. STEUERN
[ ] USt-Voranmelde-Zeitraum
[ ] Steuervorauszahlungen
[ ] Belegabgabe-Routine
[ ] Fristenkalender

H. ESKALATION
[ ] Krisenmandat-Status?
[ ] Hinweispflichten § 102 StaRUG
[ ] BHV-Anzeige falls relevant

Phase 2 — Vorberater-Wechsel

• Vorberater um Datenuebernahme bitten.
• Mandantenakte vom Vorberater erhalten.
• Vorperioden-Daten in DATEV uebernehmen.

Phase 3 — Risikoanalyse

• Krisensignale-Pruefung (Eigenkapital, SV-Rueckstaende).
• Steuerliche Auffaelligkeiten (laufende BP, anhaengige Einspruchsverfahren).
• Vor-Pruefung der Stammdaten.

Phase 4 — Mandanten-Information

• Erstgespraech mit Mandant ueber Prozesse.
• DATEV Unternehmen Online Einfuehrung.
• Belegabgabe-Routine erlaeutern.

Phase 5 — DSGVO-Compliance

• Datenschutzhinweise gemaess Art. 13 DSGVO.
• AVV mit allen Auftragsverarbeitern.
• Sicherheits-Vorkehrungen (verschluesselte Datenuebertragung).

Phase 6 — Mandantenakte aufbauen

• Papier-Akte (falls noch verwendet) oder digital.
• Strukturierte Ordner (Vertrag, Vollmachten, Stamm, Korrespondenz).
• Wiedervorlage fuer Folgejahr.

Output

• Vollstaendige Mandantenakte.
• DATEV Unternehmen Online Konto eingerichtet.
• Erste Auswertung erfolgreich.

Strategie und Praxis-Tipps

• Standardisierte Onboarding-Checkliste reduziert die Fehlerquote erheblich und schuetzt vor Haftungsfaellen (§ 67 StBerG).
• Bei Mandanten mit Konzernstruktur: zentrale Datenkonsolidierung, Konzern-Vollmachten gebuendelt erfassen.
• Mandatsvereinbarung klar formulieren — definierter Leistungsumfang schuetzt beide Seiten und ist Voraussetzung fuer eine rechtssichere Honorarabrechnung nach StBVV.
• BHV-Anzeige bei erkennbaren Risiken zeitnah (Haftungs-Praeventiv).
• StBVV: Onboarding wahlweise als separater Auftrag nach § 13 StBVV (Beratungstaetigkeit), Pauschalvereinbarung nach § 14 StBVV oder als Teil der laufenden Buchfuehrungspauschale.
• DATEV-Tipp: DATEV Mandanten-Onboarding-Modul mit Checklistensystem; alternative kanzleieigene Checkliste im DMS.

Querverweise

• stb-lohn-mandantenaufnahme-onboarding — Lohn-Onboarding.
• stb-pruefliste-belegabgabe-monatlich — Belegabgabe.
• stb-online-portal-datev-mandantenshop — DATEV Unternehmen Online.
• stb-datentransfer-mandant-cloud-dsgvo — DSGVO im Datenverkehr.

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

• StBerG §§ 33, 57, 67.
• StBVV § 4.
• AO § 80.
• DSGVO Art. 13, 28.
• DStV-Praxisleitfaden Mandantenaufnahme.