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Quartalsgespraech — BWA-Uebergabe mit dem Mandanten

Kernsachverhalt

Das Quartalsgespraech ist Standard fuer mittelstaendische Mandanten: BWA-Besprechung, steuerliche Themen, Investitionsplanung, Personalfragen, Liquiditaet. 1-2 Stunden pro Quartal. Bestaerkt die Mandantenbindung und reduziert spaetere Konflikte. Der Steuerberater bereitet sich systematisch vor, fuehrt das Gespraech strukturiert und dokumentiert die Ergebnisse.

Kaltstart-Rueckfragen

1. Welche Themen sind im aktuellen Quartal relevant?
2. Welche BWA-Auffaelligkeiten?
3. Welche Steuerthemen anstehend (Vorauszahlungen, USt-Sonderpruefung)?
4. Welche Personalthemen (Eintritte, Austritte, Pruefungen)?
5. Welche Investitionsplaene des Mandanten?
6. Welche Liquiditaet aktuell?
7. Welche Eskalationsthemen (Krisensignale)?
8. Welche externen Stakeholder (Bank, Beirat)?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis.

§ 57 StBerG — Gewissenhaftigkeit.

§ 102 StaRUG — Hinweispflicht.

§ 5 RDG — Abgrenzung Rechtsberatung.

Workflow

Phase 1 — Vorbereitung (1 Woche vorher)

• BWA, SuSa, OPOS-Listen durchsehen.
• Vorquartal-Vergleich aufbereiten.
• Steuerliche Themen sammeln (vorausgezahlte Steuern, Investitionsabzugsbetrag § 7g EStG, Sonder-AfA).
• Personalfragen erfassen (Lohnkostenquote, geplante Neueinstellungen, anstehende Tarifaenderungen).
• Agenda an Mandanten ca. 5 Werktage vor Termin per E-Mail senden.

Muster-E-Mail Terminvereinbarung:

Sehr geehrte Frau / Herr [Name],

zur Vorbereitung unseres Quartalsgespraechs am [Datum, Uhrzeit] in
[Ort: Ihre Geschaeftsraeume / unsere Kanzlei] erhalten Sie anbei:

- BWA Q[1-4]/[Jahr] mit Vorjahresvergleich
- Aktuelle SuSa und OPOS-Listen
- Vorlaeufige Steuerprognose [Jahr]

Vorgesehene Agenda (Dauer 1-2 Stunden):
1. Quartal in Zahlen
2. BWA-Auffaelligkeiten
3. Steuerliche Themen (inkl. Vorauszahlungs-Anpassung)
4. Liquiditaet, Bank, OPOS-Status
5. Personalthemen
6. Investitionen / Strategie
7. Naechste Schritte

Bitte teilen Sie uns mit, falls Sie weitere Themen aufnehmen moechten.

Mit freundlichen Gruessen
[StB-Kanzlei]

Phase 2 — Termin (1-2 Stunden)

• Teilnehmer: Geschaeftsfuehrung, ggf. kaufmaennische Leitung; auf StB-Seite Sachbearbeiter und Berufstraeger.
• Ort: bevorzugt beim Mandanten (Vor-Ort-Bezug staerkt die Beratungsbeziehung) oder StB-Buero.
• Bei Bewirtung im StB-Buero auf ordnungsgemaessen Bewirtungsbeleg (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG) achten — geschaeftlicher Anlass, Bewirteten, Hoehe und Datum dokumentieren.
• Agenda-Punkte abarbeiten und Zeitfenster pro Punkt einhalten.

Phase 3 — Standard-Agenda

QUARTALSGESPRAECH AGENDA
Mandant: [Firma]
Quartal: [Q1/2026]
Termin: [Datum, Uhrzeit]

1. Quartal in Zahlen (10 Min)
   - Umsatz, EBIT, Ergebnis
   - Vergleich Plan/Vorquartal/Vorjahresquartal

2. BWA-Auffaelligkeiten (15 Min)
   - Wesentliche Abweichungen
   - Sondereffekte
   - Empfehlungen

3. Steuerliche Themen (15 Min)
   - Steuervorauszahlungen
   - USt-Voranmeldung Quartalsergebnis
   - Investitionsabzugsbetrag § 7g EStG
   - Sonder-AfA Moeglichkeiten

4. Liquiditaet und Bank (10 Min)
   - Bankgespraeche
   - OPOS-Status
   - Liquiditaetsplan

5. Personal (10 Min)
   - Bestand
   - Anstehende Vertraegsaenderungen
   - Lohnerhoehungen, Sonderzahlungen
   - SV-Pruefung in Sicht?

6. Investitionen / Strategie (15 Min)
   - Geplante Investitionen
   - Steuerliche Optimierung
   - Bankfinanzierung

7. Naechste Schritte (5 Min)
   - Termine
   - Aktionspunkte

Phase 4 — Krisengespraech (Sonderfall)

• Bei Krisensignalen: BWA mit Hervorhebung der negativen Kennzahlen vorbereiten (drohende Zahlungsunfaehigkeit, Ueberschuldung, sinkendes Eigenkapital).
• § 102 StaRUG-Hinweispflicht ausdruecklich ansprechen und schriftlich dokumentieren — der Mandant ist auf das Risiko der Insolvenzantragspflicht (§ 15a InsO) und auf die Notwendigkeit anwaltlicher / insolvenzrechtlicher Beratung hinzuweisen.
• Anwalt (Insolvenz- bzw. Sanierungsspezialist) empfehlen — die StB-Hinweispflicht erfuellt keine insolvenzrechtliche Beratung iSv § 5 RDG.
• Dokumentation: Aktenvermerk mit Datum, Inhalt des Hinweises, anwesende Personen; ggf. zusaetzliches Bestaetigungsschreiben an Mandant.

Phase 5 — Dokumentation (1 Woche nach Termin)

GESPRAECHSPROTOKOLL
Datum: [Datum]
Teilnehmer: [Namen, Funktionen]

Behandelte Themen:
1. [Thema] - [Diskussion] - [Vereinbarung]
2. ...

Aktionspunkte:
| Punkt | Verantwortlich | Termin |
| ... | ... | ... |

Naechste Schritte:
- ...

Phase 6 — Wiedervorlage

• DATEV-Kanzleiplaner mit Aktionspunkten.
• Naechster Termin Quartalsgespraech bereits in Kalender.
• Mandant-Verbindlichkeit der Protokoll-Bestaetigung.

Output

• Gespraechs-Protokoll.
• Aktionspunkte-Liste.
• Wiedervorlage in DATEV-Kanzleiplaner.

Strategie und Praxis-Tipps

• Quartalsgespraech ist Mandantenbindungs-Instrument — staerkstes verfuegbares Mittel.
• Bei Krisensignalen: Persoenliches Gespraech zwingend, nicht Telefon.
• Vor-Ort-Gespraech beim Mandanten staerker als StB-Buero.
• Bei Familienmandanten: einer der Familie zu jedem Quartal einbinden.
• StBVV: in Pauschalvereinbarung oder separater Auftrag (Beratungs-Honorar).
• Bei Mandanten ohne Quartalsgespraechs-Vereinbarung: anbieten.

Querverweise

• stb-bwa-mandantengespraech-uebergabe — BWA-Uebergabe.
• stb-jahresgespraech-mandant-bwa-basis — Jahresgespraech.
• stb-bwa-mandantenreport-monatlich — Monatsreport.
• stb-bwa-fehlerquellen-haeufig — Krisensignale und Fehlerquellen.
• stb-mandantenrechnung-honorar-stbvv — StBVV-Honorar.

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

• StBerG §§ 33, 57.
• StaRUG § 102.
• RDG § 5.
• DStV-Praxisleitfaden Mandantenkommunikation.