Pruefliste monatliche Belegabgabe
Kernsachverhalt
Die Belegabgabe-Disziplin des Mandanten ist Erfolgsfaktor der Monatsabschluss-Routine. Fehlt ein Beleg, verzoegert sich die BWA, die USt-VA wird ungenau, der Jahresabschluss bekommt Probleme. Der Steuerberater fuehrt eine Pruefliste, prueft die Vollstaendigkeit eingegangener Belege und mahnt bei Verzoegerungen. Bei wiederholten Verspaetungen Honoraranknuepfung oder Eskalation.
Kaltstart-Rueckfragen
- Welche Belegart wird abgegeben (Papier, DUO, scan-zentrum)?
- Welche Frequenz vereinbart (taeglich, woechentlich, monatlich)?
- Welche Mandantenbranche und Belegvolumen?
- Welche Sondervorgaenge in der Periode (Reisekosten, Geschenke)?
- Welche Frist fuer Belegabgabe?
- Welche Eskalation bei Verspaetung?
- Welche Wiederkehrenden Belegart (Mieten, Versicherungen)?
- Welcher Eskalationsstand?
Rechtlicher Rahmen
Primaernormen
§ 146 AO — Zeitgerechtigkeit, Vollstaendigkeit.
§ 147 AO — Aufbewahrung.
§ 90 AO — Mitwirkungspflicht Mandant.
§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis.
§ 4 StBVV — Honorarvereinbarung.
Workflow
Phase 1 — Standard-Pruefliste
BELEGABGABE-PRUEFLISTE
Mandant: [Firma]
Monat: [Monat]
A. BANK
[ ] Alle Bankauszuege fuer den Monat
[ ] PSD2-Online-Banking-Anbindung funktioniert
[ ] Ueberweisungen mit Verwendungszweck
B. KASSE
[ ] Kassenbuch komplett
[ ] Z-Bons taeglich
[ ] Tageseinnahmen-Aufzeichnung GoBD-konform
C. EINGANGSRECHNUNGEN
[ ] Lieferantenrechnungen alle erfasst
[ ] eRechnungen empfangen
[ ] Beleg-Pruefung (USt-Pflichtangaben)
D. AUSGANGSRECHNUNGEN
[ ] Kundenrechnungen alle erfasst
[ ] eRechnungs-Versand (B2B Pflicht seit 01.01.2025)
[ ] Skonti-Belege
E. LOHN
[ ] Lohnauswertung aus Lohnprogramm
[ ] SV-Beitragsbescheide
[ ] Sondervergueteungen, Boni
F. SONSTIGE
[ ] Reisekosten-Belege
[ ] Bewirtungsbelege
[ ] Geschenk-Belege
[ ] Kfz-Belege
[ ] Versicherungs-Bescheide
[ ] FA-Bescheide
G. SONDERVORGAENGE
[ ] Anlagenkauf/-verkauf
[ ] Darlehensvereinbarungen
[ ] Gesellschaftervereinbarungen
H. STATUS
Belege vollstaendig: [Ja/Nein]
Fehlende Belege: [Liste]
Mahnstand: [keine / 1. / 2. Mahnung]Phase 2 — Eingangskontrolle
- Mandant uebermittelt Belege.
- Sachbearbeiter laed in DATEV.
- Vollstaendigkeit pruefen (Bank-Cut-off: alle Buchungen bis Monatsende erfasst; Lohnbuchungen aus dem Lohnprogramm mit gleicher Periode synchron).
Phase 3 — Mahnung bei Verspaetung
- Stufe 1: telefonische Nachfrage.
- Stufe 2: schriftliche Erinnerung (E-Mail).
- Stufe 3: Mandantenakte mit Vermerk; ggf. Honorar-Aufschlag.
- Stufe 4: Mandantenniederlegung (§ 627 BGB) im Extremfall.
Phase 4 — Belege fuer wiederkehrende Vorgaenge
- Miet-, Pacht-, Leasing-Vertraege als Stamm-Dokumente einmalig erfassen (jaehrliche Anpassung pruefen).
- Versicherungs-Bescheide jaehrlich (Pruefung Versicherungssumme, Beitragsanpassung).
- Dauerauftraege fuer Strom, Heizung, Wasser, Telekommunikation (Buchung als wiederkehrend); Jahresabrechnungen separat erfassen.
Phase 5 — Bei Verlust eines Beleges
- Mandant um Ersatzbeleg bitten.
- Schaetzung (mit Vermerk) als letzte Option.
- Bei wiederholten Verlusten: GoBD-Risiko.
Phase 6 — Reporting an Mandant
- Bei jedem Monatsabschluss: Pruefprotokoll mit Status.
- Bei wesentlichen Maengeln: Mandantengespraech.
Output
- Pruefprotokoll Belegabgabe.
- Mahnung bei Verspaetung.
- Mandantenakte aktualisiert.
Strategie und Praxis-Tipps
- Pruefliste konsequent durchgehen — fehlende Belege sind haeufige Ursache von Buchungsfehlern.
- Bei wiederholten Verzoegerungen: Honorar-Aufschlag (z.B. 25 Prozent Eilzuschlag) abrechnen.
- DATEV-DUO ist Effizienz-Hebel — Mandanten konsequent zur Nutzung ermutigen.
- StBVV: in Pauschal; Eilbearbeitung Sonderhonorar.
- DATEV-Tipp: DATEV DUO Belegfluss-Statistik nutzen.
Querverweise
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Quellen und Updates
Stand: 05/2026.
- AO §§ 90, 146, 147.
- StBerG § 33.
- StBVV § 4.
- BMF v. 28.11.2019 zu GoBD.