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30-Tage-Zyklus Monatsabschluss

Kernsachverhalt

Der Monatsabschluss laeuft in einem standardisierten 30-Tage-Zyklus ab. Ohne klare Deadlines verzoegern sich Auswertungen, Belegabgabe schleppt sich, USt-VA wird verspaetet. Der 30-Tage-Plan strukturiert die Arbeit der Kanzlei und definiert Pflichten Mandant / Sachbearbeiter / Berufstraeger.

Kaltstart-Rueckfragen

1. Mandantengroesse und Belegvolumen?
2. Welche Monatsabschluss-Termine sind vereinbart?
3. Welche Sachbearbeiter haben welchen Mandantenstamm?
4. Welche Sondertermine (LSt 10., SV drittletzter Bankarbeitstag)?
5. Welche Eskalations-Routine?
6. Welche Mandantengruppen mit Sonderbehandlung (Krise, Sanierung)?
7. Welches Termin-Controlling-Tool (DATEV-Kanzleiplaner, externes)?
8. Welche Urlaubsvertretung im Team?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§ 146 AO — Zeitgerechtigkeit.

§ 18 UStG — USt-VA-Fristen.

§ 41a EStG — LSt-Anmeldung 10. Folgemonat.

§ 23 SGB IV — SV-Beitragsfrist drittletzter Bankarbeitstag.

Workflow

Phase 1 — 30-Tage-Plan (Standard)

TAG 1-5: BELEGEINGANG
- Mandant uebermittelt Belege
- Sachbearbeiter prueft Vollstaendigkeit
- Bei Verzoegerung: Mahnung Stufe 1

TAG 6-15: BUCHUNG
- Bank, Kasse, Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Lohnbuchung aus Lohnprogramm
- OPOS-Pflege

TAG 16-22: ABSTIMMUNG UND PERIODENABGRENZUNG
- Kontenabstimmung
- Verrechnungskonten auf null
- RAP, Rueckstellungen anteilig
- AfA monatlich

TAG 23-25: SUSA UND BWA
- SuSa-Pruefung
- BWA-Erstellung
- Berufstraeger-Pruefung
- Erlaeuterungstext

TAG 26-28: AUSWERTUNG VERSAND
- USt-Voranmeldung
- BWA und SuSa an Mandant
- Mandanten-Notiz mit Erlaeuterung

TAG 29-30: ABSCHLUSS UND ARCHIVIERUNG
- Mandantenakte aktualisieren
- Wiedervorlage Folgemonat
- Honoraranknuepfung pruefen

Phase 2 — Sondertermine

| Tag | Pflicht | |---|---| | 10. des Folgemonats | LSt-Anmeldung | | Drittletzter Bankarbeitstag | SV-Beitragsnachweis und -Zahlung | | 10. des Folgemonats | USt-VA (sofern monatlich) | | 15. Februar Folgejahr | Jahresmeldung DEUEV, BG-Lohnnachweis | | 28. Februar Folgejahr | LSt-Bescheinigungen | | 31. Juli Folgejahr | Steuererklaerungen Standardfrist § 149 Abs. 2 AO (ohne Beratervorbehalt) | | Letzter Tag Februar des zweiten Folgejahres | Steuererklaerungen mit Beratervorbehalt § 149 Abs. 3 AO (StB-Mandat); fuer Veranlagungszeitraeume mit verlaengerten Fristen Stand pruefen |

Phase 3 — Mandantengruppen

• A-Mandanten (Mittelstand, vollservice): 30-Tage-Plan strict.
• B-Mandanten (KMU, monatlich): 30-Tage-Plan moderately strict.
• C-Mandanten (Kleinmandanten, vierteljaehrlich): Quartalsplan.

Phase 4 — Eskalation

• Bei Belegabgabe-Verzoegerung: 1./2./3. Mahnung.
• Bei wiederholten Verspaetungen: Honorar-Aufschlag, Mandatsgespraech.
• Bei dauerhafter Verspaetung: Mandatsniederlegung pruefen.

Phase 5 — Sachbearbeiter-Zuordnung

• Klare Zustaendigkeit pro Mandant.
• Urlaubsvertretung dokumentiert.
• Berufstraeger-Pruefung mindestens beim Versand.

Phase 6 — Controlling

• DATEV-Kanzleiplaner mit Termin-Erinnerungen.
• Monats-Statistik: Wie viele Mandanten p termingerecht?
• KPIs: Tage zwischen Belegannahme und BWA-Versand.

Output

• 30-Tage-Plan mit Termin-Sicherheit.
• BWA, USt-VA, SV-Meldung pflichtgemaess.
• Mandantenkommunikation strukturiert.

Strategie und Praxis-Tipps

• 30-Tage-Plan ist Standard fuer professionelle Kanzleien — staerkstes Qualitaetsmerkmal.
• Bei Krisen-Mandanten 2-Wochen-Zyklus (Liquiditaetsplan).
• Bei Saisonbetrieb angepasste Planung (z.B. Saison-Spitzen).
• Sachbearbeiter-Schulung in der Kanzlei zu klaren Prozessen.
• StBVV: in Buchfuehrungspauschale.

Querverweise

• stb-bwa-monatsabschluss-routine — Monatsabschluss.
• stb-pruefliste-belegabgabe-monatlich — Belegabgabe.
• stb-routine-quartalsabschluss-prozess — Quartalsabschluss.
• stb-lohn-monatsende-meldepflichten-checkliste — Lohn-Meldepflichten.
• stb-mandantenanfrage-reaktion-frist-laufend — Reaktionsfristen.

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

• AO § 146.
• UStG § 18.
• EStG § 41a.
• SGB IV § 23.
• DStV-Praxisleitfaden Kanzleiorganisation.