หนังสือราชการไทย (Thai Government Letters)
Overview
หนังสือราชการต้องเป็นไปตาม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 (และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม) — โครงสร้าง, คำขึ้นต้น, คำลงท้าย, และตำแหน่งของส่วนประกอบทุกอย่างถูกกำหนดไว้ตายตัว. Thai official letters follow ระเบียบสารบรรณ 2526; every block, salutation, and closing phrase has a prescribed form and incorrect rank-of-address can cause the letter to be returned without action.
When to use
- ผู้ใช้ต้องเขียนหนังสือถึงหน่วยงานราชการ/รัฐวิสาหกิจ
- ผู้ใช้ต้องร่างคำร้อง, หนังสือมอบอำนาจ, ใบลา, หนังสือรับรอง, หรือหนังสือเชิญ
- ผู้ใช้ต้องเลือกคำขึ้นต้น (เรียน/กราบเรียน/กราบบังคมทูล) ให้ถูกต้องตามยศ/ตำแหน่งของผู้รับ
Conventions / Rules
โครงสร้างหนังสือภายนอก (External letter format — per ระเบียบสารบรรณ 2526)
[ตราครุฑ / หัวกระดาษหน่วยงาน — กลางหน้า]
ที่ {{หน่วยงาน}} {{เลขลำดับ}} {{ที่อยู่ผู้ส่ง}}
{{วันที่ เดือน พ.ศ.}}
เรื่อง {{หัวเรื่องสั้น เป็นวลีคำนาม ไม่มีกริยา}}
เรียน {{ตำแหน่งผู้รับ}}
อ้างถึง {{หนังสือที่อ้างอิง — ถ้ามี}}
สิ่งที่ส่งมาด้วย {{รายการเอกสารแนบ — ถ้ามี}}
{{ย่อหน้าที่ 1 — ขึ้นต้นด้วย "ด้วย..." หรือ "ตามที่..."}}
{{ย่อหน้าที่ 2 — รายละเอียด/เนื้อหา}}
{{ย่อหน้าปิด — "จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ" / "จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา" / "จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไป"}}
ขอแสดงความนับถือ
{{ลายเซ็น}}
({{ชื่อ-นามสกุล พร้อมคำนำหน้า}})
{{ตำแหน่ง}}
{{หน่วยงาน}}
{{หน่วยที่รับผิดชอบ / เบอร์โทรศัพท์ — มุมล่างซ้าย}}เลขที่หนังสือ (Letter reference number)
- รูปแบบ: ที่ {{รหัสกระทรวง}} {{รหัสกรม}}/{{เลขลำดับ}}
- ตัวอย่าง: ที่ ศธ ๐๔๐๐๒/๑๒๓๔ (ศธ = กระทรวงศึกษาธิการ; ๐๔๐๐๒ = รหัสกรม; ๑๒๓๔ = เลขลำดับของหน่วยงาน)
- หน่วยงานเอกชนใช้ ที่ {{ตัวอักษรย่อบริษัท}} {{ปี}}/{{เลขลำดับ}} เช่น "ที่ บ.ก. ๒๕๖๙/๐๐๑"
ลำดับชั้นของคำขึ้นต้น (Salutation hierarchy)
| ผู้รับ | คำขึ้นต้น | คำลงท้าย | |---|---|---| | พระมหากษัตริย์ / สมเด็จพระบรมราชินี | กราบบังคมทูล (ผ่านราชเลขานุการ) | ควรมิควรแล้วแต่จะทรงพระกรุณาโปรดเกล้าโปรดกระหม่อม / ด้วยเกล้าด้วยกระหม่อม ขอเดชะ | | พระบรมวงศานุวงศ์ชั้นสมเด็จเจ้าฟ้า | ขอพระราชทานกราบบังคมทูล / กราบทูล | ควรมิควรแล้วแต่จะโปรดเกล้าฯ | | สมเด็จพระสังฆราช | กราบทูล | ควรมิควรแล้วแต่จะโปรด | | พระสงฆ์ชั้นพระราชาคณะขึ้นไป / พระสงฆ์ทั่วไป | นมัสการ | ขอนมัสการด้วยความเคารพอย่างยิ่ง | | นายกรัฐมนตรี, ประธานองคมนตรี, ประธานรัฐสภา, ประธานวุฒิสภา, ประธานสภาผู้แทนราษฎร, ประธานศาลฎีกา, ประธานศาลรัฐธรรมนูญ, ประธานศาลปกครองสูงสุด, รัฐบุรุษ (และคู่สมรสของบุคคลเหล่านี้) | กราบเรียน | ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง | | รัฐมนตรี, ปลัดกระทรวง, อธิบดี, ผู้ว่าราชการจังหวัด, นายอำเภอ, ผอ., หัวหน้า, นาย/นาง/นางสาว ทั่วไป | เรียน | ขอแสดงความนับถือ |
สำคัญ: การเลือกผิดระดับสามารถทำให้หนังสือถูกส่งกลับโดยไม่ดำเนินการ
ประเภทเอกสารราชการที่พบบ่อย (Common form types)
| ประเภท | ความหมาย | คำขึ้นต้นในเนื้อความ | |---|---|---| | คำร้อง | คำขอจากประชาชน/บุคคลภายนอก | "ข้าพเจ้า {{ชื่อ}} {{เลขบัตร}} ขอยื่นคำร้องต่อ..." | | หนังสือมอบอำนาจ | มอบหมายให้บุคคลอื่นดำเนินการแทน | "ข้าพเจ้า ... ขอมอบอำนาจให้ ... ดำเนินการ..." | | ใบลา (ป่วย/กิจ/คลอด/บวช/พักผ่อน) | ขอลาหยุดงาน | "ข้าพเจ้า ... ขอลา{{ประเภท}} ตั้งแต่วันที่ ... ถึงวันที่ ..." | | หนังสือรับรอง | ยืนยันข้อเท็จจริง/สถานะ | "หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า ..." | | หนังสือเชิญ | เชิญเข้าร่วมงาน/ประชุม | "ด้วย {{หน่วยงาน}} จะจัด ... จึงขอเรียนเชิญ ..." |
บันทึกข้อความ (Internal memo — หนังสือภายใน)
หนังสือภายในใช้ติดต่อภายในหน่วยงานเดียวกัน (ระหว่างกอง/สำนัก/ฝ่าย หรือจากเจ้าหน้าที่ถึงผู้บังคับบัญชา) — ห้ามใช้ส่งระหว่างหน่วยงานคนละสังกัด ซึ่งต้องใช้หนังสือภายนอก. รูปแบบกำหนดในระเบียบสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 12 ใช้แบบฟอร์ม บันทึกข้อความ ที่กระชับกว่าหนังสือภายนอก — ไม่มีหัวกระดาษเต็ม, ไม่มี "เรียน" เป็นบรรทัดแยก, และไม่มี "ขอแสดงความนับถือ" ปิดท้าย
บันทึกข้อความ
ส่วนราชการ {{กอง/สำนัก/ฝ่าย}} โทร. {{เบอร์ภายใน}}
ที่ {{รหัสหน่วยงาน}}/{{เลขลำดับ}} วันที่ {{วันที่ เดือนเต็ม พ.ศ.}}
เรื่อง {{หัวเรื่อง — วลีคำนามสั้น}}
{{เสนอ / เรียน}} {{ตำแหน่งผู้รับ — ผู้บังคับบัญชาในหน่วยงานเดียวกัน}}
{{ย่อหน้าที่ 1 — "ด้วย..." / "ตามที่..." อธิบายภูมิหลัง}}
{{ย่อหน้าที่ 2 — รายละเอียด/เหตุผล}}
จึงเรียนมาเพื่อโปรด{{ทราบ / พิจารณา / พิจารณาอนุมัติ}}
{{ลายเซ็น}}
({{คำนำหน้า}} {{ชื่อ-นามสกุล}})
{{ตำแหน่ง}}ความต่างจากหนังสือภายนอก: (ก) ไม่มี "เรียน ..." เป็นบรรทัดแยก — ใช้ เสนอ หรือ เรียน นำหน้าตำแหน่งผู้รับในย่อหน้าเดียวกับเนื้อหา (ข) ไม่มีคำลงท้าย "ขอแสดงความนับถือ" — ลงชื่อต่อจากย่อหน้าปิดได้เลย (ค) ไม่ต้องมีที่อยู่ผู้ส่ง เพราะอยู่หน่วยงานเดียวกัน (ง) ปิดด้วย "จึงเรียนมาเพื่อโปรด..." เช่นเดียวกับหนังสือภายนอก
ตัวอย่าง: บันทึกข้อความขออนุมัติเดินทางไปราชการ
บันทึกข้อความ
ส่วนราชการ กองยุทธศาสตร์ กลุ่มงานวิเคราะห์นโยบาย โทร. ๒๓๔๕
ที่ ยศ ๐๒๐๑/๔๕ วันที่ ๒ พฤษภาคม ๒๕๖๙
เรื่อง ขออนุมัติเดินทางไปราชการ จังหวัดเชียงใหม่
เรียน ผู้อำนวยการกองยุทธศาสตร์
ด้วยกลุ่มงานวิเคราะห์นโยบาย มีกำหนดเข้าร่วมประชุมเชิงปฏิบัติการ
เรื่อง "การจัดทำแผนพัฒนาภาคเหนือ" ณ จังหวัดเชียงใหม่ ระหว่างวันที่
๑๕ - ๑๗ พฤษภาคม ๒๕๖๙
ในการนี้ ข้าพเจ้าใคร่ขออนุมัติเดินทางไปราชการตามวันดังกล่าว
พร้อมขอเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางตามระเบียบ
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ
(นางสาวสมหญิง ใจดี)
นักวิเคราะห์นโยบายและแผนกฎโทน (Tone rules)
- สรรพนามบุรุษที่ 1: ใช้ ข้าพเจ้า (กลาง), กระผม (ชายทางการ), ดิฉัน (หญิงทางการ) — ห้าม ผม/หนู/เรา
- ห้ามใช้ "ครับ/ค่ะ" ในหนังสือราชการเด็ดขาด
- ห้ามอิโมจิ, ห้ามเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!)
- คำศัพท์: ใช้ ดำเนินการ (ไม่ใช่ "operate"), พิจารณา (ไม่ใช่ "consider"), อนุเคราะห์ (ขอความช่วยเหลือ), โปรด (สุภาพ)
- กริยา passive: "ขอความอนุเคราะห์" / "ใคร่ขอ" / "หวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับ..." — ไม่ใช้ active voice ตรงๆ
- ปิดย่อหน้าสุดท้าย: ต้องเป็น "จึงเรียนมาเพื่อโปรด..." เสมอ
- วันที่: รูปแบบเต็ม "{{วันที่}} {{เดือนเต็ม}} {{พ.ศ.}}" เช่น "วันที่ ๒ พฤษภาคม ๒๕๖๙"
- ตัวเลข: สามารถเป็นเลขไทย (๒๕๖๙) หรือเลขอารบิก (2569) — ต้องสม่ำเสมอตลอดเอกสาร
Templates / Examples
Example 1: หนังสือขอความอนุเคราะห์ถึงอธิบดี
ที่ บ.ก. ๒๕๖๙/๐๑๒
บริษัท สมหวัง จำกัด
๑๒๓ ถนนพระราม ๔ แขวงคลองเตย
เขตคลองเตย กรุงเทพมหานคร ๑๐๑๑๐
วันที่ ๒ พฤษภาคม ๒๕๖๙
เรื่อง ขอความอนุเคราะห์ข้อมูลสถิติการนำเข้าสินค้าประจำปี ๒๕๖๘
เรียน อธิบดีกรมศุลกากร
ด้วยบริษัท สมหวัง จำกัด มีความประสงค์จะจัดทำรายงานการวิเคราะห์ตลาดสินค้านำเข้า
ประจำปี ๒๕๖๘ เพื่อใช้ประกอบการวางแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจ
ในการนี้ บริษัทฯ ใคร่ขอความอนุเคราะห์ข้อมูลสถิติการนำเข้าสินค้าในหมวด {{หมวด}}
ตั้งแต่เดือนมกราคม ถึง เดือนธันวาคม ๒๕๖๘ เพื่อใช้ในการศึกษาวิจัยดังกล่าว
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์ บริษัทฯ ขอขอบคุณเป็นอย่างสูง
มา ณ โอกาสนี้
ขอแสดงความนับถือ
(นายสมชาย ใจดี)
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท สมหวัง จำกัด
ฝ่ายการตลาด
โทร. ๐๒-๑๒๓-๔๕๖๗Example 2: ใบลาป่วย
วันที่ ๒ พฤษภาคม ๒๕๖๙
เรื่อง ขอลาป่วย
เรียน ผู้อำนวยการกองบริหารทรัพยากรบุคคล
ข้าพเจ้า นางสาวสมหญิง ใจดี ตำแหน่ง นักวิเคราะห์นโยบายและแผน
สังกัด กองยุทธศาสตร์ มีความจำเป็นต้องขอลาป่วย เนื่องจากเป็นไข้หวัดใหญ่
ตามใบรับรองแพทย์ที่แนบมาพร้อมนี้