timesheet-aktenzeitung

Timesheet und Aktenzeitung

Triage zu Beginn

1. Fuer welches Mandat und welchen Zeitraum wird die Zeiterfassung ausgefuehrt?
2. Wird nach RVG oder nach Stundensatz abgerechnet (beeinflusst Erfassungsgenauigkeit)?
3. Sind die Eintrage GoBD-konform (unveraenderbar, zeitnah, mit Zeitstempel)?
4. Sollen Reports nach Mandat, Anwalt oder Zeitraum generiert werden?

Aktuelle Rechtsprechung

• Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.

Zentrale Normen

• § 10 RVG — Taetigkeitsbeschreibung als Pflichtangabe der Honorarrechnung
• § 3a RVG — Stundensatz-Vereinbarung: setzt nachvollziehbare Zeiterfassung voraus
• § 147 AO — Aufbewahrungspflicht 10 Jahre fuer Buchungsbelege inkl. Timesheet
• § 238 HGB — Buchfuehrungspflicht: Zeitnarrative als betriebliche Aufzeichnung

Quellenregel

Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.

Zweck

Die Aktenzeitung ist die Tagebuchführung pro Mandat. Sie ist Grundlage jeder Honorarrechnung nach Stundensatz und Belegfähigkeit gegenüber dem Mandanten.

Erfassungseinheit

• 6-Minuten-Bloecke Standard (1/10 Stunde).
• 15-Minuten-Bloecke alternativ falls kanzleiintern vereinbart.

Pro Eintrag

- datum: 2026-05-20
  anwalt: RA Mueller
  mandat-az: 2026/0042
  mandant: Mueller GmbH
  taetigkeit: Klageschrift Endredaktion und Versand über beA
  dauer-minuten: 72
  abrechenbarkeit: abrechenbar
  honorarsatz-eur: 320
  notiz: Versand-Vor-Check erfolgreich; Eingang vom AG bestätigt
  erfasst-am: 2026-05-20T17:42:00

Tätigkeitsarten

• Mandatsbearbeitung: Korrespondenz Schriftsatzentwurf Recherche Beratungsgespräch.
• Verhandlung: Schiedsverhandlung Vergleichsgespräch.
• Gerichtstermin: Hauptverhandlung Anhörung.
• Reise: An- und Abreise zu Terminen (Stundensatz idR halb).
• Akteneinsicht: bei Behörde Gericht VDR.
• Telefon: Mandant Gegenseite Gericht.

Abrechenbarkeit

• abrechenbar Standardfall.
• nicht abrechenbar Eigenkanzlei interne Fortbildung.
• pro bono unentgeltliche Beratung.
• PKH Pflichtbeiordnung — Vergütung aus PKH-Mitteln nach RVG.

Reports

Pro Mandat

| Anwalt | Datum | Tätigkeit | Dauer | Abrechenbar | Stundensatz | Betrag | |---|---|---|---|---|---|---| | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | | Summe | | | | | | EUR |

Pro Anwalt pro Monat

Stunden pro Mandat im Monat — Auslastungs-Übersicht.

Pro Zeitraum kanzleiweit

• Stunden pro Rechtsgebiet
• Stunden pro Mandantengruppe
• Anteil abrechenbar vs nicht abrechenbar

Integration mit Rechnungserstellung

Bei Mandatsende oder Zwischenrechnung:

• Skill rechnungserstellung-rvg greift auf die Akteneinträge zu.
• Bei Honorarvereinbarung mit Stundensatz: Summe der abrechenbaren Stunden mal Stundensatz.
• Bei RVG-Abrechnung: Akteneinträge als Beleg dass die Anwaltstätigkeit tatsächlich ausgeuebt wurde (Beweissicherung).

Best Practice

• Taeglich erfassen — nicht im Nachhinein.
• Konkret beschreiben (nicht "Mandatsbearbeitung" sondern "Klageschrift Abschnitt 3 Rechtliche Würdigung").
• Vollständig erfassen auch nicht-abrechenbare Zeit zur Auslastungsmessung.
• Audit-Trail jede Änderung dokumentieren (Mandant kann Einsicht verlangen — § 50 BRAO Akteneinsicht des Mandanten).

Ausgabe

• timesheet.yaml oder timesheet.parquet zentral
• timesheet-mandat-<az>-<periode>.md als Mandatsbeleg
• timesheet-anwalt-<initialen>-<periode>.md als Anwalts-Auslastung
• timesheet-kanzlei-<periode>.md als Kanzlei-Report