VVT — Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Zweck
Art. 30 DSGVO Pflicht-Dokument für alle datenverarbeitenden Stellen ab Schwellenwerten. Dieses Skill bedient den Aufbau und die Aktualisierung des VVT.
Eingaben
- Anzahl Beschäftigte
- Branche / Geschäftsmodell
- Existierende AVV-Verträge
- Existierende DSFA-Auswertungen
- Verarbeitungs-Übersicht (welche Prozesse?)
- Dienstleister-Liste (Auftragsverarbeiter)
Schritt 1 — Anwendungsbereich Art. 30 Abs. 5 DSGVO
Grundregel
- VVT-Pflicht für alle Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter
Ausnahme
- Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten
- Wenn Verarbeitungs nicht regelmäßig
- Wenn keine besonderen Kategorien Art. 9 oder strafrechtlichen Daten
- Wenn kein Risiko für Rechte und Freiheiten der Betroffenen
Praktische Konsequenz
- Fast alle Unternehmen ab eingen Beschäftigten — VVT Pflicht
- HR-Verarbeitung führt regelmäßig zu Pflicht
- Auch Kleinunternehmen oft pflichtig
- Sicherer Weg: VVT erstellen unabhängig von Schwellen
Schritt 2 — Inhalts-Pflichten Verantwortlicher Art. 30 Abs. 1
Pro Verarbeitungs-Tätigkeit
a) Name und Kontaktdaten Verantwortlicher (und ggf. gemeinsam Verantwortliche Vertreter DSB)
b) Zwecke der Verarbeitung
c) Kategorien Betroffener
d) Kategorien personenbezogene Daten
e) Kategorien Empfänger (auch in Drittländern und internationale Organisationen)
f) Bei Drittland-Übermittlungen — Drittland-Bezeichnung und ggf. Geeignete Garantien (Art. 46) oder Bezeichnung als Übermittlung nach Art. 49
g) Geplante Lösch-Fristen der Daten-Kategorien
h) Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen Art. 32
Schritt 3 — Inhalts-Pflichten Auftragsverarbeiter Art. 30 Abs. 2
Pro Auftrag
a) Name und Kontaktdaten Auftragsverarbeiter und jedes Verantwortlichen für den der Auftragsverarbeiter tätig wird
b) Kategorien Verarbeitungs-Tätigkeiten im Auftrag
c) Drittland-Übermittlungen wie beim Verantwortlichen
d) Allgemeine Beschreibung TOMs
Schritt 4 — VVT-Struktur und Format
Schriftlich oder elektronisch
- Schriftform ausreichend
- Elektronisch häufiger (Excel CRM-Modul Datenschutz-Software)
- Vorlage bei Aufsichtsbehörde auf Anforderung Art. 30 Abs. 4 DSGVO
Empfohlene Struktur
VVT [Unternehmens-Name]
Stand: [Datum]
Verantwortlicher: [Name Anschrift]
DSB: [Name]
Aufgenommen: [Datum]
Letzte Änderung: [Datum]
Verarbeitungs-Tätigkeit Nr. [N]:
Zweck der Verarbeitung:
[Konkrete Beschreibung]
Rechtsgrundlage (Art. 6 / 9 DSGVO) — EMPFOHLEN
(Art. 30 fordert das nicht ausdrücklich, ist aber
für Aufsichtsbehörden-Prüfung sehr hilfreich):
[Rechtsgrundlage]
Kategorien Betroffener:
[z.B. Beschäftigte, Kunden, Lieferanten, Bewerber]
Datenkategorien:
[z.B. Stammdaten, Vertragsdaten, Zahlungsdaten,
besondere Kategorien]
Empfänger:
[z.B. Dienstleister IT, Lohnbüro, Behörden]
Drittland-Übermittlung:
[Ja/Nein; bei Ja: Land und Garantien]
Lösch-Frist:
[z.B. 10 Jahre nach Vertragsende — gesetzliche
Aufbewahrungspflicht]
TOMs:
[Verweis auf TOMs-Dokument]Schritt 5 — Typische Verarbeitungs-Tätigkeiten
Personalwesen
- Bewerber-Management
- Personalakten
- Gehalts-Abrechnung
- Zeit-Erfassung
- Personalentwicklung
- Krankheits-Verwaltung
Kunden-Beziehung
- Vertrags-Anbahnung
- Vertragsabwicklung
- Kundenservice
- Marketing / Newsletter
- Kundenbewertungen
Lieferanten
- Vertragsanbahnung
- Vertragsabwicklung
- Zahlungs-Verkehr
- Sanktions-Screening
Eigene Verarbeitung
- Buchhaltung
- Steuer-Erklärung
- Compliance
- Risk-Management
- IT-Security-Logs
Webseite und Online
- Cookies und Tracking
- Web-Analyse
- Newsletter
- Kontakt-Formular
Schritt 6 — Drittland-Übermittlung im VVT
Pflichten
- Drittland bezeichnen
- Empfänger nennen
- Garantie nach Art. 46 DSGVO spezifizieren:
- SCC (Standard-Vertrags-Klauseln)
- BCR (Binding Corporate Rules)
- Verhaltens-Regeln Art. 40
- Zertifizierung Art. 42
- Internationales Abkommen (z.B. EU-US Data Privacy Framework)
- Bei Art. 49 Ausnahme bezeichnen (Einwilligung Vertrag Lebenswichtige Interessen etc.)
Anhang TIA (Transfer Impact Assessment)
- Bei jeder Drittland-Übermittlung
- Skill
drittlandstransfer-pruefung
Schritt 7 — Aktualisierungs-Management
Anlässe für Aktualisierung
- Neue Verarbeitungs-Tätigkeit (z.B. neues Tool eingesetzt)
- Geänderter Zweck (z.B. Marketing-Verarbeitung)
- Neuer Dienstleister (AVV-Bezug)
- Drittland-Wechsel
- Geänderte Lösch-Fristen
- Neue Datenkategorien
Frequenz
- Bei jeder Änderung zeitnah
- Mindestens jährliche Vollprüfung
- Nach DSFA-Aktualisierung
Verantwortliche
- DSB koordinierend
- Fachbereich für inhaltliche Aktualisierung
- IT für TOMs-Bestätigung
Schritt 8 — Verzahnung mit AVV Art. 28 DSGVO
Auftragsverarbeitung in VVT
- Pro AVV → Eintrag in VVT
- AVV-Inhalt teilweise direkt übernehmbar
- Vertragsbeginn / -ende dokumentieren
Sub-Verarbeiter
- Bei Genehmigung Sub-Auftragsverarbeiter — neue VVT-Position
- Bei Sub-Auftragsverarbeiter-Wechsel — VVT-Update
Schritt 9 — Verzahnung mit DSFA Art. 35
DSFA-Pflicht-Verarbeitungen
- Hohes Risiko für Rechte und Freiheiten
- Im VVT besonders zu markieren
- DSFA-Ergebnis dokumentieren
- TOMs aus DSFA übernehmen
Bei Hochrisiko KI-System
- DSFA plus Grundrechte-Folgenabschätzung (Art. 27 KI-VO)
- Skill
ki-verordnung-compliance
Schritt 10 — Pflicht-Vorlage Aufsichtsbehörde
Anlässe
- Aufsichtsbehörden-Anfrage Standard-Auskunft
- Datenpanne-Meldung mit VVT-Bezug
- DSGVO-Prüfung (Audit)
- Bei Bußgeld-Verfahren
Form der Vorlage
- Schriftlich elektronisch
- Vollständigkeit
- Aktualität
- Sprache deutsch
Bei Mangel
- Bußgeld nach Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO (bis EUR 10 Mio oder 2 Prozent Konzernumsatz)
- Aufforderung zur Nach-besserung mit Frist
Schritt 11 — Praktische Aufbau-Schritte
Phase 1 — Bestandsaufnahme
- Workshop mit allen Fachbereichen
- Verarbeitungs-Inventar
- Daten-Fluss-Diagramm
Phase 2 — Strukturierung
- Tätigkeits-Liste
- Kategorisierung
- Datenkategorien-Mapping
Phase 3 — Dokumentation
- VVT-Vorlage ausfüllen
- DSB-Review
- Geschäftsführung-Freigabe
Phase 4 — Aktualisierung
- Change-Management-Prozess
- Periodische Reviews
- Trigger-basierte Updates
Schritt 12 — Tool-Empfehlung
Excel-basiert
- Sinnvoll für kleinere Organisation
- Vorlagen vom BfDI / Aufsichtsbehörden
Datenschutz-Software
- Otris
- DataGuard
- Activemind
- bestätigt durch BSI-Standards
CRM-/IT-Integration
- Automatische Erkennung Verarbeitungen
- Anbindung an AVV-Datenbank
- Anbindung an DSFA-Tool
Schritt 13 — Beispiel Verarbeitungs-Tätigkeit
Verarbeitungs-Tätigkeit Nr. 5: Newsletter-Versand
Zweck: Information bestehender und potentieller
Kunden über Produkt-Updates und Branchen-Themen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
(Einwilligung); § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG bei
Bestandskunden
Kategorien Betroffener: Kunden, Interessenten,
Newsletter-Abonnenten
Datenkategorien:
- E-Mail-Adresse
- Vor- und Nachname (optional)
- Einwilligungs-Datum und -Inhalt
- Anrede (optional)
- Click-Verhalten (Öffnungsrate, Click-Tracking)
Empfänger:
- Newsletter-Versand-Dienstleister Mailchimp Inc. (USA)
- Interne Vertriebs- und Marketing-Abteilung
Drittland-Übermittlung:
USA, Mailchimp Inc.
Garantie: EU-US Data Privacy Framework
(Aktualisierung 2023)
TIA durchgeführt: ja, Skill drittlandstransfer-pruefung
Lösch-Frist:
- Aktive Abonnenten: Bis zum Widerruf
- Nach Widerruf: 3 Jahre Aufbewahrung der
Widerrufs-Information (Beweis-Funktion)
- Click-Verhalten: 13 Monate (Statistik-Auswertung)
TOMs:
- HTTPS-Verschlüsselung
- Pseudonymisiertes Tracking
- Mailchimp ISO 27001 zertifiziert
- AVV v