E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD und GoBD
Triage zu Beginn
- Wer ist der Rechnungsempfaenger: Verbraucher (B2C), Unternehmen (B2B) oder oeffentliche Stelle (B2G)?
- Welches Format ist erforderlich oder gewuenscht: XRechnung, ZUGFeRD 2.3 oder klassisches PDF?
- Liegt eine Leitweg-ID oder Buyer Reference des Empfaengers vor (Pflicht bei B2G)?
- Welcher Versandweg ist vorgesehen: E-Mail, Peppol-Netzwerk, Portal oder Mandantenportal?
Aktuelle Rechtsprechung
- Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
Zentrale Normen
- § 14 UStG — Pflichtangaben auf Rechnungen; Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 fuer B2B
- EN 16931 — Europaeische Norm fuer elektronische Kernrechnungen; Grundlage von XRechnung und ZUGFeRD
- § 14b UStG — Aufbewahrungspflicht fuer Rechnungen (10 Jahre, GoBD-konform)
- § 10 RVG — Pflichtangaben auf der anwaltlichen Honorarrechnung
Quellenregel
Quellenregel: Keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen; Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff.
Zweck
Dieser Skill ergänzt kanzlei-allgemein-rechnung, sobald eine Rechnung als E-Rechnung erstellt, geprüft, archiviert oder versandt werden soll. Er erzeugt keine Steuerberatung und keine finale Buchung, sondern ein prüfbares Datenblatt, eine Formatentscheidung und eine Validierungs- und Archivierungscheckliste.
Grundentscheidung
Zuerst klären:
- Rechnungsempfänger: Verbraucher, Unternehmer, öffentliche Stelle, Rechtsschutzversicherung, Dritter.
- Bereich: B2B, B2G, B2C oder intern.
- Formatwunsch oder Formatpflicht: XRechnung, ZUGFeRD, PDF, Papier, sonstiges Format.
- Leitweg-ID oder Buyer Reference: nur erforderlich, wenn Empfänger oder B2G-Prozess sie verlangt.
- Versandweg: E-Mail, Portal, Peppol, Mandantenportal, beA nur wenn passend.
- Archivsystem: GoBD-konformes DMS, Kanzleisoftware, Dateisystem mit Verfahrensdokumentation oder Übergabe an Steuerkanzlei.
Aktualitätscheck
Vor technischer Aussage zur Gültigkeit immer die aktuelle Format- und Validatorlage prüfen:
- XRechnung: aktuelle KoSIT-/XRechnung-Version und Validator-Konfiguration.
- B2G: aktuelle Vorgaben der jeweiligen Eingangsplattform, Leitweg-ID und Portal-/Peppol-Anforderungen.
- ZUGFeRD: aktuelles Profil, PDF/A-3-Anforderungen und XML-Profil.
- BMF-/USt-Hinweise zur E-Rechnung, soweit für B2B/B2G relevant.
Wenn diese Prüfung nicht durchgeführt wurde, nur Validierung offen ausgeben.
Formate
XRechnung
- Reines strukturiertes XML-Format.
- Für öffentliche Auftraggeber im B2G-Kontext zentral.
- Enthält keinen menschenlesbaren PDF-Rechnungsteil.
- Muss gegen den passenden XRechnung-Validator und die jeweils geltenden Geschäftsregeln geprüft werden.
- Bei B2G Empfängeranforderungen wie Leitweg-ID, Portal, Peppol und Attachments abfragen.
ZUGFeRD
- Hybridformat aus PDF/A-3-Sichtrechnung und eingebetteter XML-Datei.
- Der strukturierte XML-Teil ist für E-Rechnungszwecke führend.
- Profil bewusst wählen: typischerweise EN 16931 oder ein zulässiges höheres Profil; MINIMUM und BASIC-WL nicht als vollwertige E-Rechnung behandeln.
- PDF und XML müssen inhaltlich konsistent sein.
- PDF/A-3-Validierung, XML-Validierung und Dateianhänge prüfen.
Pflichtdaten
Für jede E-Rechnung eine Datenvollständigkeitsprüfung erstellen:
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.
- Verkäufer: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung.
- Käufer: Name, Anschrift, Buyer Reference oder Leitweg-ID, soweit erforderlich.
- Akte, Mandant, Kostenschuldner und abweichender Rechnungsempfänger.
- Positionsdaten: Leistung, Menge oder Zeit, Einheit, Einzelpreis, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag.
- RVG-Gebühren, Auslagen, Post- und Telekommunikationspauschale, Dokumentenpauschale, Gerichtskosten, Fremdgelder getrennt ausweisen.
- Vorschüsse, Zahlungen, Anrechnungen und Rechtsschutzanteile.
- Zahlungsziel, IBAN, Verwendungszweck.
- Steuerhinweise, Reverse Charge, Kleinunternehmer oder Steuerbefreiung nur nach Prüfung.
GoBD-nahe Rechnungsakte
Vor Freigabe immer ein GoBD-Prüfprotokoll erzeugen:
- Rechnungsversion eindeutig benennen.
- Entwurfsfassung und freigegebene Fassung trennen.
- Finales XML unverändert archivieren.
- Bei ZUGFeRD zusätzlich PDF/A-3 und eingebettetes XML archivieren.
- Validierungsbericht speichern.
- Versandnachweis speichern.
- Korrekturen nur als Storno, Gutschrift, Korrekturrechnung oder neue Rechnungsversion dokumentieren.
- Zugriffsrechte, Änderungsprotokoll, Aufbewahrungsfrist und Exportfähigkeit notieren.
Validierung
Keine finale E-Rechnung ohne:
- Formatentscheidung.
- Pflichtdatencheck.
- Summenprüfung netto, Steuer, brutto.
- Rundungsprüfung.
- Prüfung strukturierter Daten gegen die Sichtrechnung.
- Technische Validierung mit geeignetem Validator.
- Freigabe durch verantwortliche Person.
Wenn kein Validator verfügbar ist, nicht behaupten, dass die E-Rechnung gültig sei. Stattdessen einen Validierung offen-Vermerk und eine konkrete Tool-Anforderung ausgeben.
Ausgabe
assets/templates/erechnung-datenblatt.md.assets/templates/gobd-rechnungsprotokoll.md.- Bei normaler Rechnungsarbeit zusätzlich
assets/templates/rechnungsdatenblatt.md.