BuchhaltungsButler — Mandanten-Cloud-Loesung
Kernsachverhalt
BuchhaltungsButler (auch sevDesk, Lexware-Office, Billbee, Candis) sind Cloud-Buchhaltungsloesungen fuer Mandanten, die ihre Buchfuehrung weitgehend selbst betreiben. Sie bieten Beleg-Scan, Bank-Abruf, automatische Buchungs-Vorschlaege. Der Steuerberater erhaelt Daten ueber DATEV-Export oder andere Schnittstellen. Vorteil: Mandant traegt einen Teil der Arbeit; Nachteil: Daten-Qualitaet variabel.
Kaltstart-Rueckfragen
- Welche Cloud-Loesung verwendet der Mandant?
- Welche Schnittstellen zu DATEV existieren?
- Wer bucht — Mandant, StB, automatisch?
- Welche Datenqualitaet wird geliefert?
- Welche Pflichten des Mandanten (Buchungs-Kontrolle, GoBD-Konformitaet)?
- Welche AVV mit Cloud-Anbieter?
- Welche Sicherheits-Vorkehrungen?
- Welche Mandanten-Schulungsstand?
Workflow
Phase 1 — System-Wahl
| Tool | Geeignet fuer |
|---|---|
| BuchhaltungsButler | KMU mit hohem Belegaufkommen |
| sevDesk | Solo-Selbstaendige, Kleinunternehmer |
| Lexware-Office | Kleinmandanten, Klein-GmbH |
| Candis | Mittelstand mit Beleg-Workflow |
| Datev DUO | StB-Mandanten (Standard) |
Phase 2 — Schnittstelle zu DATEV
- DATEV-Buchungsstapel-Export aus der Cloud im DATEV-CSV-Format (sog. "ASCII-Format" bzw. neuer "Belege Online"-Schnittstelle).
- Import in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen ueber
Datei → Datenuebernahme → Buchungsstapel(konkrete Programmpfade in der aktuellen DATEV-Programmversion ggf. abweichend). - Plausibilitaetspruefung der Buchungen (Konten-Mapping, USt-Schluessel, Belegverknuepfung).
Phase 3 — Mandanten-Setup
- Mandant erhaelt Cloud-Konto.
- StB-Lese-Zugang.
- Belegworkflow festlegen.
Phase 4 — Buchungsfreigabe
- Mandant bucht (oder Cloud schlaegt vor).
- StB prueft und freigibt.
- Bei Fehlern Korrektur.
Phase 5 — Auswertung
- BWA aus DATEV oder direkt aus Cloud.
- Bei Cloud-BWA: in der Regel nicht GoBD-Standard.
- StB-BWA aus DATEV bleibt verbindlich.
Phase 6 — DSGVO
- AVV mit Cloud-Anbieter zwingend.
- Daten-Hosting in EU.
- Backup-Strategie.
Output
- Cloud-Konto eingerichtet.
- Schnittstelle zu DATEV.
- Mandant geschult.
Strategie und Praxis-Tipps
- Cloud-Tools sind Effizienzhebel, wenn Mandant disziplinarisch arbeitet.
- Datenqualitaet schwankend — StB-Pruefung bleibt Pflicht.
- DSGVO-Compliance staendig pruefen.
- Honorar oft niedriger bei Cloud-betreibenden Mandanten (Buchungs-Anteil reduziert).
- StBVV: Honorarmodell anpassen (Pauschal niedriger, Pruefung Stunden).
Querverweise
stb-online-portal-datev-mandantenshop— DUO.stb-belegtransfer-datev-unternehmen-online— Belegtransfer.stb-datentransfer-mandant-cloud-dsgvo— DSGVO im Datenverkehr.
Quellen und Updates
Stand: 05/2026.
- BuchhaltungsButler, sevDesk, Lexware Dokumentation.
- DSGVO Art. 28.
- BMF v. 28.11.2019 zu GoBD.