Monatlicher Mandantenreport
Kernsachverhalt
Ein Mandantenreport ist die kuratierte Aufbereitung aller Auswertungen eines Monats: BWA, Kennzahlen, OPOS-Status, Lohnsumme, Liquiditaetsstand. Statt 5 einzelne PDFs erhaelt der Mandant ein 4-Seiten-Dokument: Cover mit Hauptaussagen, BWA-Block, Kennzahlen-Block, Empfehlungsblock. Der Report standardisiert die Kanzlei-Kommunikation, erhoeht die Mandantenbindung und reduziert Rueckfragen.
Kaltstart-Rueckfragen
- Welcher Mandant — Solo, KMU, Mittelstand?
- Welche Detailtiefe — Standard (4 Seiten) oder erweitert (10 Seiten)?
- Welche Kennzahlen sind dem Mandanten wichtig?
- Welche Zusatzthemen einmonatlich (USt, Lohn, Investition)?
- Liegt eine Mandanten-CI vor (Logo, Farbe)?
- Welche Anrede (Sie/Du; gendergerecht)?
- Welcher Versandkanal — E-Mail mit PDF-Anhang, DATEV Unternehmen Online, gedruckt per Post?
- Welche Eskalation bei Krisensignalen (markiert, Anschreiben)?
Rechtlicher Rahmen
Primaernormen
§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis.
§ 57 StBerG — Gewissenhaftigkeit.
§ 102 StaRUG — Hinweispflicht; im Monatsreport zu kommunizieren.
§ 90 AO — Mitwirkungspflicht Mandant; im Report Massnahmen-Plan.
DSGVO Art. 32 — Sicherheit der Verarbeitung; verschluesselte Uebertragung.
Standards
- DStV-Praxisleitfaden Mandantenkommunikation.
- BStBK Berufsrichtlinien.
- IDW PS 480.
Workflow
Phase 1 — Standard-Struktur
SEITE 1: COVER
- Mandantenlogo (links oben)
- Berichtsperiode (Monat / Jahr)
- 3 Hauptaussagen ("Auf einen Blick")
- Ampel-Status (Gruen/Gelb/Rot)
- Inhaltsverzeichnis
SEITE 2: BWA-BLOCK
- BWA-Hauptzahlen (5 Bloecke + Ergebnis)
- Vorjahresvergleich
- Kumulierter Jahresvergleich
- Erlaeuterung wesentliche Abweichungen
SEITE 3: KENNZAHLEN-BLOCK
- Liquiditaet 1./2./3. Grades
- EBIT-/EBITDA-Marge
- Eigenkapitalquote
- Branchenvergleich (falls verfuegbar)
- OPOS-Uebersicht (Top-Forderungen, Top-Verbindlichkeiten)
SEITE 4: EMPFEHLUNGSBLOCK
- 3-5 Handlungsempfehlungen
- Massnahmen-Tabelle mit Verantwortlich/Termin
- Eskalationen (Krisensignale, Hinweise)
- Anschluss-Termine (naechste Auswertung, Quartalsgespraech)
- Kontaktdaten Steuerberater
Phase 2 — Datenintegration
- BWA aus DATEV/Addison ueber Export.
- Kennzahlen aus Kennzahlen-Modul.
- OPOS aus OP-Verwaltung.
- Lohn aus Lohnprogramm.
- Liquiditaet aus Liquiditaetsplanung.
Phase 3 — Cover-Aussagen formulieren
- 3 Hauptaussagen pro Monat (z.B. "Umsatz plus 12 Prozent gegenueber Vorjahr", "Personalkostenquote stabil bei 38 Prozent", "Liquiditaet 1. Grades stabil bei 18 Prozent").
- Klar, kurz, nicht ueber-positiv (Vertrauensbildung durch Realismus).
- Bei Krisensignalen: Hauptaussage rot markiert.
Phase 4 — Empfehlungsblock
- Konkret und umsetzbar.
- Mit Verantwortlichkeit (Mandant, StB, Bank).
- Mit Termin (z.B. "bis 15. Folgemonat klaeren").
- Keine Rechtsberatung (§ 5 RDG).
Phase 5 — Layout und Versand
- Einheitliche Vorlage (PowerPoint oder Word-Template).
- Mandantenlogo eingebunden.
- PDF-Export verschluesselt.
- Versand via DATEV Unternehmen Online oder E-Mail mit Passwort.
Phase 6 — Feedback und Iteration
- Monatlich Mandanten-Feedback einsammeln.
- Iteratives Verbessern des Reports.
- Standardisierung in der Kanzlei (Template-Library).
Output
- 4-seitiger Mandantenreport als PDF.
- Versandprotokoll im Mandantenakte.
- Wiedervorlage fuer Folgemonat.
Strategie und Praxis-Tipps
- Standardisierter Report ist Kanzlei-Differenzierungsmerkmal — viele Steuerberater versenden noch nackte BWA, der Report hebt sich ab.
- Template-Library pflegen: 3-5 Varianten je nach Mandantentyp (Solo, KMU, Mittelstand).
- Bei wesentlichen Aenderungen Mandant per Telefon kurz vorabinformieren.
- StBVV: Reportgestaltung Zusatzauftrag oder Pauschalvereinbarung; nicht in Standard-Buchfuehrungspauschale.
- DATEV-Tipp: DATEV Praesentation-Modul mit Vorlagen; bei Vollindividualisierung Excel/PowerPoint.
- Mandantenwunsch in Erstgespraech klaeren: Detailtiefe, Frequenz, Versandkanal.
Querverweise
stb-bwa-aufbau-grundlagen— BWA-Grundlagen.stb-bwa-erlaeuterungstext-mandant— Erlaeuterungstext.stb-routine-monatsabschluss-30-tage-zyklus— Monatsabschluss-Routine.stb-bwa-mandantengespraech-uebergabe— Quartalsgespraech.stb-mandantenkommunikation-bwa-uebergabe-quartal— Quartalsbesprechung.stb-bwa-sus-bilanz-pruefung— Krisenfrueherkennung BWA/SuSa/Bilanz.
Quellen und Updates
Stand: 05/2026.
- StBerG §§ 33, 57.
- StaRUG § 102.
- DSGVO Art. 32.
- DStV-Praxisleitfaden Mandantenkommunikation.
- IDW PS 480.